メールの整理やバックアップをしたいけれど、操作が難しそうと感じていませんか？今回は、Outlookを使って、複数のメールを一括でファイルとして保存する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して進められる内容です。
Outlookでメールをファイルとして保存する基本の流れ
Outlookのイメージ
まずは、Outlookでメールをファイルとして保存する基本的な手順を見ていきましょう。
保存したいメールを選択する
保存したいメールをクリックして選択します。複数のメールを選択したい場合は、Ctrlキー（またはCommandキー）を押しながらクリックすると、複数のメールを同時に選択できます。
「ファイル」タブをクリックする
画面上部の「ファイル」タブをクリックします。これにより、ファイル操作に関連するメニューが表示されます。
「名前を付けて保存」を選択する
表示されたメニューから「名前を付けて保存」を選択します。これにより、保存先やファイル形式を指定する画面が開きます。
保存先とファイル形式を指定する
保存先として、「ドキュメント」などのわかりやすい場所を選びます。ファイル形式は、通常「Outlook メッセージ形式（.msg）」が選ばれていますが、必要に応じて「HTML形式」や「テキスト形式」などに変更することも可能です。
「保存」ボタンをクリックする
設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックして、選択したメールを指定した場所に保存します。
保存したファイルを確認する
保存した場所に移動し、ファイルが正しく保存されているか確認します。ダブルクリックすると、Outlookが起動し、保存したメールの内容を確認できます。
複数のメールを一括で保存する方法
一度に複数のメールを保存したい場合、手動で一つずつ保存するのは手間がかかります。そこで、以下の方法を試してみてください。
メールをフォルダーにまとめる
保存したいメールを新しいフォルダーに移動します。これにより、保存対象のメールを一箇所にまとめることができます。
フォルダーをエクスポートする
まとめたフォルダーを右クリックし、「エクスポート」を選択します。これにより、フォルダー内のすべてのメールを一括でファイルとして保存できます。
保存形式を選択する
エクスポート時に、保存するファイル形式を選択します。通常は「Outlook データファイル（.pst）」が選ばれますが、必要に応じて他の形式を選ぶことも可能です。
保存先を指定する
保存先として、わかりやすい場所を指定します。これにより、後でファイルを見つけやすくなります。
「完了」ボタンをクリックする
設定が完了したら、「完了」ボタンをクリックして、フォルダー内のすべてのメールを指定した場所に保存します。
よくある質問や疑問
Q1: 保存したメールを他のパソコンで開くことはできますか？
はい、保存したメールファイル（.msg形式）は、Outlookがインストールされていれば、他のパソコンでも開くことができます。ただし、Outlookがインストールされていない場合、メールの内容を確認することができません。
Q2: 保存したメールを印刷することはできますか？
はい、保存したメールファイルを開き、「ファイル」タブから「印刷」を選択することで、メールを印刷することができます。
Q3: 保存したメールを検索することはできますか？
はい、保存したメールファイルを保存した場所で検索することができます。ただし、Outlookの検索機能を使用する場合、Outlookにそのメールファイルをインポートしておく必要があります。
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まとめ
Outlookでメールをファイルとして保存する方法は、基本的な操作を覚えることで簡単に行えます。複数のメールを一括で保存する方法もあり、必要に応じて使い分けることができます。操作に不安がある方でも、手順を一つずつ確認しながら進めることで、確実にメールの保存が可能です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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