メールの整理やバックアップをしたいけれど、複数のメールを一つずつ保存するのは面倒…。そんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？特に、パソコンやスマホの操作に自信がない方にとって、手間を減らす方法があれば嬉しいですよね。
今回は、Outlookを使って複数のメールを一括で保存する方法を、初心者の方でもわかりやすくご紹介します。これを覚えれば、大切なメールを簡単にバックアップできるようになりますよ。
目次
Outlookのイメージ
- Outlookで複数のメールを一括保存する方法
- 保存先の選択肢とその特徴
- 注意点とトラブルシューティング
- よくある質問
- まとめ
Outlookで複数のメールを一括保存する方法
まずは、Outlookを使って複数のメールを一括で保存する方法をご紹介します。以下の手順で進めてみてください。
- 保存したいメールを選択
受信トレイや他のフォルダから、保存したいメールをCtrlキーを押しながらクリックして選択します。 - 新規メールを作成
「新規作成」ボタンをクリックして、新しいメールを作成します。 - 選択したメールを添付
選択したメールを新規作成したメールにドラッグ＆ドロップします。これで、選択したメールが添付ファイルとして追加されます。 - 自分宛に送信
自分のメールアドレスを宛先に入力し、メールを送信します。 - 受信したメールを保存
自分宛に送信したメールを受信したら、そのメールを開き、「すべて保存」オプションを選択して、OneDriveやPCに保存します。
この方法で、複数のメールをまとめて保存することができます。
保存先の選択肢とその特徴
メールを保存する際には、保存先を選ぶことができます。主な保存先とその特徴は以下の通りです。
- OneDriveに保存
クラウド上に保存されるため、インターネットに接続していればどのデバイスからでもアクセス可能です。複数のデバイスでメールを確認したい方におすすめです。 - PCに保存（.emlファイル形式）
メールをPC内に保存する方法です。後でメールを確認したい場合や、特定のメールをオフラインで閲覧したい場合に便利です。
それぞれの保存先にはメリット・デメリットがありますので、ご自身の利用シーンに合わせて選択してください。
注意点とトラブルシューティング
メールを一括保存する際には、いくつかの注意点があります。
- 件名が空白のメール
件名が空白のメールは保存に失敗することがあります。必ず件名を入力してから保存してください。 - 特殊文字を含む件名
「:」「<」「>」「?」「/」「」「|」などの特殊文字を含む件名のメールは、保存時にエラーが発生することがあります。これらの文字を含まない件名に変更してから保存してください。 - 保存先の容量
保存先の容量が不足していると、保存に失敗することがあります。保存先の空き容量を確認し、必要に応じて不要なファイルを削除してください。
これらの注意点を守ることで、スムーズにメールを保存することができます。
よくある質問
Q1: 複数のメールを一度に保存する方法はありますか？
はい、上記の手順で複数のメールを一括で保存することができます。ただし、件名が空白のメールや特殊文字を含むメールは保存に失敗することがありますので、注意してください。
Q2: 保存したメールを他のPCで確認することはできますか？
はい、OneDriveに保存した場合は、インターネットに接続していればどのデバイスからでもアクセス可能です。PCに保存した場合は、そのPCでのみ確認できます。
Q3: 保存したメールをPDF形式で保存することはできますか？
Outlookでは、メールを直接PDF形式で保存する機能はありませんが、メールを開いて「印刷」オプションを選択し、「Microsoft Print to PDF」を選ぶことで、PDF形式で保存することができます。
まとめ
Outlookを使って複数のメールを一括で保存する方法をご紹介しました。手順を覚えておけば、大切なメールを簡単にバックアップすることができます。保存先の選択肢や注意点を理解し、ご自身の利用シーンに合わせて最適な方法を選んでください。
もし操作に不安がある場合や、さらに詳しいサポートが必要な場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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