こんにちは！今日は、Microsoft Outlookに組み込まれた便利な機能「Vivaインサイト」について、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。パソコンやスマホに詳しくない方でも安心して使えるように、親しみやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧くださいね。
Vivaインサイトとは？
Outlookのイメージ
Vivaインサイトは、Microsoft 365の一部として提供されるツールで、OutlookやTeamsなどのアプリケーションに組み込まれています。主に、仕事の効率化やウェルビーイング（心身の健康）をサポートする機能が盛り込まれています。
例えば、忙しい日々の中で「集中したい時間を確保したい」「大切なメールを見逃したくない」といった悩みを解決する手助けをしてくれます。
OutlookでVivaインサイトを使う方法
VivaインサイトをOutlookで使うには、まずアドインを開く必要があります。以下の手順で簡単にアクセスできます。
Windows版Outlookの場合
- Outlookを開き、上部の「ホーム」タブをクリックします。
- 「その他のコマンド（…）」を選択し、表示されたメニューから「Vivaインサイト」を選びます。
Web版Outlookの場合
- Outlook on the webを開きます。
- メールを開き、右上の「アプリ」アイコンをクリックします。
- 表示された一覧から「Vivaインサイト」を選択します。
Vivaインサイトの便利な機能
Vivaインサイトには、日々の業務をサポートするさまざまな機能があります。以下に代表的なものをご紹介します。
フォーカス時間の確保
- 集中して作業したい時間を予定表にブロックすることで、他の予定と重ならないように調整できます。
- この時間帯は、Teamsの通知なども制限され、集中しやすくなります。
メールの送信スケジュール
- 勤務時間外にメールを送信する際、相手の勤務時間に合わせて送信時間を自動で調整する提案が表示されます。
- これにより、相手に配慮したコミュニケーションが可能になります。
未読ドキュメントの確認
- 過去14日以内に共有されたがまだ開いていないOneDriveやSharePointのドキュメントを一覧で確認できます。
- 「後で読む予定だったけど見逃していた」ということを防げます。
会議の準備とレビュー
- 今後の会議や過去の会議の出席者、添付ファイル、関連ドキュメントなどを確認できます。
- これにより、会議前の準備や振り返りがスムーズに行えます。
Vivaインサイトのプライバシーと設定
Vivaインサイトは、ユーザーのプライバシーを尊重し、個人情報を安全に扱うよう設計されています。例えば、他の同僚に関する個人を特定できる情報にはアクセスできません。
また、必要に応じて以下の設定を変更できます。
- Vivaインサイトの機能をオンまたはオフにする。
- ダイジェストメールの受信設定を変更する。
- インライン提案の表示設定を調整する。
これらの設定は、OutlookやTeamsの設定メニューから簡単に変更できます。
よくある質問
Q1: Vivaインサイトは無料で使えますか？
はい、Microsoft 365の一部として提供されているため、対応するプランに加入していれば追加料金なしで利用できます。
Q2: Vivaインサイトを使うには特別な設定が必要ですか？
基本的には、Microsoft 365の対応プランに加入し、OutlookやTeamsを利用できる環境が整っていれば、特別な設定は不要です。
Q3: Vivaインサイトを使うことで仕事が効率化されますか？
はい、フォーカス時間の確保やメールの送信スケジュール、未読ドキュメントの確認など、日々の業務を効率化するための機能が豊富に搭載されています。
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まとめ
Vivaインサイトは、OutlookやTeamsをより便利に使うための強力なツールです。忙しい日々の中で「もっと効率的に仕事を進めたい」「大切なことを見逃したくない」と感じている方にとって、非常に役立つ機能が揃っています。
ぜひ、Vivaインサイトを活用して、より快適なワークライフを実現してくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。お手伝いできることがあれば、いつでもお知らせください！
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