メールでのやり取りが増える中、文字だけでは伝わりにくい感情やニュアンスを手書きで表現できたら便利ですよね。実は、Outlookでは簡単に手書きやペン入力を取り入れることができます。今回は、初心者の方にもわかりやすく、手書き機能の使い方をご紹介します。
Outlookの手書き機能とは？
Outlookのイメージ
Outlookの手書き機能は、メール本文に直接文字や図を描くことができる便利なツールです。これを使うと、例えば「この部分を強調したい」「ここに矢印をつけて指示したい」といったことが簡単にできます。
手書き機能の使い方
新しいメールを作成する
まず、Outlookを開き、「新しいメール」をクリックして、新規メール作成画面を開きます。
描画キャンバスを挿入する
メール作成画面の上部にある「描画」タブをクリックし、「描画キャンバス」を選択します。これで、メール本文内に手書きできるスペースが表示されます。
ペンの種類と色を選ぶ
描画キャンバスが表示されたら、ペン、鉛筆、蛍光ペンの中から好きなツールを選び、色や太さも調整できます。これで、自由に手書きが可能になります。
手書きで文字や図を描く
選んだツールを使って、メール本文内に直接文字や図を描いてみましょう。例えば、矢印や丸で囲んだり、強調したい部分に下線を引いたりできます。
完成したらメールを送信する
手書きが終わったら、通常通りメールを送信できます。受信者は、あなたが描いた手書きの内容をそのまま見ることができます。
手書き機能を活用するシーン
資料の確認依頼資料を添付し、「この部分を確認してください」と手書きで指示を加える。
修正指示スクリーンショットを貼り付け、その上に手書きで修正箇所を示す。
感謝の気持ちを伝えるメールの最後に「ありがとう」と手書きで書いて、温かみを加える。
よくある質問
Q1: 手書きの内容はどのように保存されますか？
手書きで描いた内容は、PNG形式の画像として保存されます。これにより、受信者は手書きの内容をそのまま確認できます。
Q2: 手書き機能はどのバージョンのOutlookで使用できますか？
手書き機能は、Outlook 2021以降のバージョンで利用可能です。Microsoft 365のサブスクリプションが必要な場合がありますので、ご確認ください。
Q3: 手書きの内容を編集することはできますか？
手書きの内容は画像として保存されるため、編集は難しいです。誤って描いてしまった場合は、描画キャンバスを削除し、再度描き直す必要があります。
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まとめ
Outlookの手書き機能を使うことで、メールに個人の温かみやニュアンスを加えることができます。特に、文字だけでは伝わりにくい感情や指示を手書きで表現することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。ぜひ、日常のメールで活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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