メールでのアンケートや意見収集を手軽に行いたいと思ったことはありませんか？Outlookには、受信者がワンクリックで回答できる「投票ボタン」機能があります。これを使えば、会議の日程調整や簡単な意見集約が驚くほどスムーズに進みます。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、投票ボタンの作成方法をわかりやすく解説します。
投票ボタンとは？
Outlookのイメージ
投票ボタンは、Outlookのメールに組み込むことができる機能で、受信者がメール内から直接選択肢を選んで回答できるようになります。これにより、返信を待つ手間が省け、集計作業も自動で行われます。
投票ボタンの作成方法
新しいメールを作成する
まずはOutlookを開き、「新しいメール」をクリックして新規メール作成画面を開きます。
「挿入」タブを選択する
メール作成画面の上部にある「挿入」タブをクリックします。
「投票」ボタンをクリックする
「挿入」タブ内にある「投票」ボタンをクリックします。これで、投票の設定画面が表示されます。
質問と選択肢を入力する
表示された画面で、質問内容と選択肢を入力します。選択肢はセミコロン（;）で区切ることで複数設定できます。
メールを送信する
質問と選択肢の設定が完了したら、メールの宛先や件名を入力し、「送信」ボタンをクリックしてメールを送信します。
投票結果の確認方法
受信者が投票を行うと、送信者はその結果をリアルタイムで確認できます。メール内の「投票結果を表示」リンクをクリックすることで、集計された結果を確認できます。
投票ボタンの活用例
* 会議の日程調整
* イベントの参加可否確認
* プロジェクトの進捗確認
これらの場面で投票ボタンを活用することで、迅速かつ効率的に意思決定を行うことができます。
よくある質問
Q1: 投票ボタンはどのバージョンのOutlookで使用できますか？
投票ボタンは、Microsoft 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016などのバージョンで使用できます。
Q2: 投票ボタンをカスタマイズすることはできますか？
はい、投票ボタンの選択肢はセミコロン（;）で区切ることでカスタマイズできます。
Q3: 投票結果はどのように集計されますか？
投票結果はリアルタイムで集計され、メール内の「投票結果を表示」リンクから確認できます。
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まとめ
Outlookの投票ボタン機能を活用することで、メールでのアンケートや意見収集が簡単に行えます。特に、会議の日程調整やイベントの参加確認など、複数の人の意見を迅速に集めたい場面で非常に有効です。ぜひ、この機能を活用して、日々の業務をより効率的に進めてみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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