Outlookのメール分析機能を活用して、仕事の効率をアップしよう!

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皆さん、こんにちは!今日は、Microsoft Outlookの「Viva Insights」や「Copilot」などの機能を使って、日々のメール管理をもっと効率的にする方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、安心して取り組める内容にしていますので、ぜひ最後までご覧くださいね。

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Viva Insightsでメールの開封状況をチェック

Outlookのイメージ

Outlookのイメージ

まずは、Viva Insightsという機能を使って、送ったメールがどれくらい読まれているかを確認してみましょう。

ここがポイント!

  • 開封率送ったメールが何人に読まれたかの割合が表示されます。
  • 開封時間受信者がそのメールを読むのにかけた平均時間がわかります。
  • 転送数メールを他の人に転送した回数も確認できます。

これらの情報をもとに、どんな内容のメールがよく読まれているのか、どんな時間帯に送ると効果的かを考えることができます。例えば、上司からのメールが開封されやすい時間帯を見つけて、その時間に合わせて自分のメールを送るようにすると、返信が早くもらえるかもしれません。

Copilotでメールの優先順位を自動で整理

次に、Outlookに搭載されている「Copilot」というAI機能を使って、受信したメールを自動で分類してみましょう。

ここがポイント!

  • 重要なメール上司や取引先からのメールなど、優先的に対応すべきメールを自動でピックアップ。
  • 要対応のメール返信や確認が必要なメールを整理。
  • 参考情報後で確認すれば良い情報を分類。

これにより、受信トレイがスッキリと整理され、重要なメールを見逃す心配が減ります。忙しい日々の中でも、必要な情報にすぐアクセスできるようになりますよ。

メールのヘッダー情報を確認して、送信元をチェック

不審なメールが届いたとき、その信頼性を確認するために「メールヘッダー」を見ることができます。これにより、メールが本当に信頼できる送信者から来ているのかを確認できます。

ここがポイント!

  • Outlookでメールを開き、上部の「ファイル」タブをクリック。
  • 「プロパティ」を選択し、「インターネット ヘッダー」の欄を確認。

ここには、メールがどのサーバーを通ってきたのかなどの情報が記載されています。怪しいメールが届いたときは、この情報をチェックしてみましょう。

よくある質問や疑問

Q1: Viva Insightsの機能を使うには、特別な設定が必要ですか?

はい、Viva Insightsを利用するには、Microsoft 365のサブスクリプションが必要です。また、組織の管理者が機能を有効にしている必要があります。詳細は、組織のIT部門にお問い合わせください。

Q2: Copilotの機能は、すべてのOutlookで利用できますか?

Copilotは、Microsoft 365の一部のプランで利用可能です。ご自身のプランが対応しているかは、Microsoftの公式サイトで確認するか、組織のIT部門にお問い合わせください。

Q3: メールヘッダーの情報を見ても、内容が難しくてわかりません。

メールヘッダーには専門的な用語が多いため、内容が難しく感じるかもしれません。怪しいメールが届いた場合は、無理に自分で判断せず、組織のIT部門や信頼できる人に相談することをおすすめします。

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まとめ

今回は、Outlookの「Viva Insights」や「Copilot」などの機能を使って、メールの管理や分析を効率化する方法をご紹介しました。これらのツールを活用することで、日々の業務がスムーズになり、時間の節約にもつながります。

もし、これらの機能の使い方や設定方法について、さらに詳しく知りたいことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けくださいね。あなたの業務がより快適になるよう、お手伝いさせていただきます!

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