Outlookを使っていると、長いメールを読むときに「どこが重要なのか」「どこから読めばいいのか」がわかりにくいことがありますよね。そんなときに便利なのが、メールの中の文章を折りたたんで、必要な部分だけをすっきりと表示させる機能です。
今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Outlookでメールの文章を折りたたむ方法をステップ・バイ・ステップでご紹介します。これを覚えれば、長いメールもスムーズに読み進められるようになりますよ。
目次
Outlookのイメージ
Outlookでメールの文章を折りたたむとは？
メールの内容が長くなると、重要な部分を見つけるのが大変ですよね。そこで、Outlookでは「見出し」を使って、文章を折りたたむことができます。これにより、必要な部分だけを表示させて、効率よくメールを読むことができるんです。
例えば、長い報告書や議事録などで、「この部分だけ見ればいい」と思ったときに、見出しを使ってその部分だけを表示させることができます。
見出しを使って文章を折りたたむ方法
Outlookでは、メールの作成時に「見出し」を使って文章を構造化することができます。これにより、後からその部分だけを折りたたんだり、展開したりすることが可能になります。
ステップ1メールを作成する
まず、Outlookで新しいメールを作成します。件名や宛先を入力したら、本文の作成に進みます。
ステップ2見出しを設定する
本文の中で、折りたたみたい部分の前にカーソルを置きます。そして、リボンの「ホーム」タブから「見出し1」や「見出し2」を選択します。これで、その部分が見出しとして設定されます。
ステップ3文章を折りたたむ
見出しを設定した部分の左側に、小さな三角形のアイコンが表示されます。このアイコンをクリックすると、その見出し以下の文章が折りたたまれます。再度クリックすると、文章が展開されます。
メールを受け取った側でも折りたたみができる？
はい、できます。ただし、受け取った側もOutlookを使用している必要があります。また、相手が使用しているOutlookのバージョンによっては、見出しの折りたたみ機能が利用できない場合があります。
よくある質問
Q1: 見出しを設定したのに、三角形のアイコンが表示されません。
見出しを設定した部分にカーソルを合わせていない可能性があります。見出し部分をクリックしてから、左側に三角形のアイコンが表示されるか確認してください。
Q2: 見出しのスタイルを変更したい。
見出しのスタイルを変更するには、見出し部分を選択し、リボンの「ホーム」タブから「スタイル」を選択します。ここで、フォントや色などを変更できます。
Q3: メールを送信した後に、見出しを変更したい。
送信したメールの内容は変更できませんが、再度そのメールを開き、必要な部分をコピーして新しいメールに貼り付け、見出しを設定することができます。
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まとめ
Outlookでメールの文章を折りたたむことで、長いメールもすっきりと整理して読むことができます。見出しを上手に活用して、効率的にメールを管理しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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