Outlookでメールを自動分類する方法｜初心者でもできるステップアップガイド

メールがたくさん届くと、重要なものを見逃してしまったり、返信が遅れてしまったりしますよね。そんなときに便利なのが、Outlookの「仕分けルール」機能です。これを使えば、メールを自動で分類してくれるので、受信トレイがすっきり整理され、必要なときに必要なメールをすぐに見つけられるようになります。

今回は、Outlookでメールを自動分類する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

Outlookの仕分けルールとは？

Outlookのイメージ

Outlookの「仕分けルール」とは、特定の条件を満たすメールを自動的に指定したフォルダに振り分ける機能です。例えば、「○○さんからのメールは『重要』フォルダに入れる」「件名に『会議』と書かれているメールは『会議』フォルダに入れる」といった設定ができます。

これにより、受信トレイが整理され、重要なメールを見逃すことがなくなります。

仕分けルールを設定する手順

Outlookで仕分けルールを設定するには、以下の手順を行います。

これで、設定した条件に合致するメールが自動的に指定したフォルダに振り分けられるようになります。

よく使われる仕分けルールの例

以下は、よく使われる仕分けルールの例です。

• 差出人で分類特定の人からのメールを指定したフォルダに移動する。
• 件名で分類件名に特定のキーワードが含まれているメールを指定したフォルダに移動する。
• 重要度で分類重要度が高いメールを「重要」フォルダに移動する。
• 添付ファイルの有無で分類添付ファイルがあるメールを「添付ファイル」フォルダに移動する。

これらのルールを組み合わせることで、より細かくメールを分類できます。

仕分けルールを活用するポイント

仕分けルールを効果的に活用するためのポイントは以下の通りです。

• フォルダを整理するまずは、どのような分類をしたいかを考え、それに合わせたフォルダを作成します。
• ルールをシンプルに保つ複雑なルールを設定すると、後で管理が難しくなります。シンプルなルールから始め、必要に応じて追加していくと良いでしょう。
• 定期的にルールを見直す業務内容やメールの受信状況が変わると、ルールも見直す必要があります。定期的に確認し、不要なルールは削除しましょう。

よくある質問や疑問

Q1: 仕分けルールはどのデバイスでも同期されますか？

はい、Outlookの仕分けルールは、Microsoft 365アカウントを使用している場合、クラウドで同期されるため、PC、スマホ、Web版など、どのデバイスでも同じように適用されます。

Q2: 仕分けルールがうまく動作しない場合はどうすれば良いですか？

仕分けルールがうまく動作しない場合、以下の点を確認してください。

• ルールの条件が正しく設定されているか。
• ルールの順序が適切か。
• Outlookが最新の状態か。
• ルールが有効になっているか。

これらを確認し、必要に応じて修正してください。

Q3: 仕分けルールを削除するにはどうすれば良いですか？

仕分けルールを削除するには、以下の手順を行います。

まとめ

Outlookの仕分けルールを活用すれば、メールの管理が効率化され、重要なメールを見逃すことがなくなります。最初はシンプルなルールから始め、徐々に自分の業務に合わせてカスタマイズしていくと良いでしょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。