Outlookのメールボックス容量がいっぱい？初心者でもできる整理術と対策法

「Outlookのメールボックスがいっぱいになって、メールの送受信ができなくなったらどうしよう？」と不安に思っている方、いませんか？

実は、Outlookには容量制限があり、無料版では約15GB、有料版では最大50GBまでとなっています。容量がいっぱいになると、メールが送れなくなったり、受信できなくなったりすることがあります。今回は、そんな状況を防ぐための整理術と対策法をご紹介します。

Outlookの容量を確認する方法

Outlookのイメージ

まずは、自分のメールボックスの容量を確認しましょう。以下の手順で確認できます。

デスクトップ版Outlookの場合

Web版Outlookの場合

容量不足を解消するための整理術

容量がいっぱいになる前に、定期的な整理が大切です。以下の方法で整理しましょう。

不要なメールを削除する

受信トレイや送信済みアイテムに溜まった不要なメールを削除しましょう。特に、迷惑メールや古いメールは削除の対象です。

削除済みアイテムフォルダを空にする

削除したメールは「削除済みアイテム」フォルダに残っています。このフォルダを空にすることで、容量を確保できます。

大きな添付ファイルを整理する

添付ファイルが大きいと容量を圧迫します。不要な添付ファイルを削除するか、OneDriveなどのクラウドストレージに移動しましょう。

古いメールをアーカイブする

過去のメールで現在は必要ないものは、アーカイブしてOutlookの外部に保存しましょう。これにより、メールボックスの容量を節約できます。

容量を増やすための対策法

整理しても容量が足りない場合は、以下の対策を検討しましょう。

Microsoft 365にアップグレードする

Microsoft 365に加入すると、メールボックスの容量が増加します。例えば、Business Basicプランでは50GB、Business Standardプランでは50GBの容量が提供されます。

オンラインアーカイブを利用する

Microsoft 365のBusinessプラン以上では、オンラインアーカイブ機能が利用できます。これにより、古いメールをオンライン上に保存し、メールボックスの容量を節約できます。

よくある質問や疑問

質問: メールボックスの容量がいっぱいになると、どんな影響がありますか？

容量がいっぱいになると、メールの送受信ができなくなったり、新しいメールを受信できなくなったりします。業務に支障をきたす可能性があるため、定期的な整理が重要です。

質問: 古いメールをアーカイブすると、どうなりますか？

アーカイブしたメールは、Outlook内の「保存先」フォルダに移動されます。必要なときにいつでも検索・閲覧できます。

質問: 添付ファイルが大きすぎて送れない場合、どうすればよいですか？

大きな添付ファイルは、OneDriveなどのクラウドストレージにアップロードし、共有リンクを送る方法があります。これにより、メールの容量制限を回避できます。

まとめ

Outlookのメールボックス容量がいっぱいになる前に、定期的な整理と対策を行いましょう。不要なメールの削除、大きな添付ファイルの整理、古いメールのアーカイブなどを実践することで、快適なメール環境を維持できます。

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