メールの整理に便利な「仕分けルール」。しかし、複数の端末で同じルールを使いたいとき、同期がうまくいかないことがあります。今回は、そんな悩みを解決する方法をご紹介します。
仕分けルールの同期とは？
Outlookのイメージ
仕分けルールは、特定の条件に合ったメールを自動で指定したフォルダに振り分ける機能です。例えば、「上司からのメールは『重要』フォルダへ」「会議の案内は『予定』フォルダへ」といった具合です。
複数の端末（パソコン、スマホ、Web）で同じルールを使いたい場合、ルールの同期が必要です。しかし、すべてのルールが同期されるわけではありません。
同期できるルールとできないルール
- 同期できるルールExchangeアカウントやIMAPアカウントで作成したサーバー側のルールは、すべての端末で同期されます。
- 同期できないルールPOPアカウントで作成したローカルルールや、従来のOutlookで作成したルールは、同期されません。
仕分けルールを同期させる方法
サーバー側のルールを利用する
- 新しいOutlook for Windowsを使用すると、サーバー側のルールが自動的に同期されます。
- Web版Outlookでもルールを設定できます。設定方法は、Outlook.comにログインし、右上の歯車アイコンから「すべてのOutlook設定を表示」を選択し、「メール」→「ルール」で設定できます。
仕分けルールのインポートとエクスポート
- 従来のOutlookでは、仕分けルールをエクスポート（バックアップ）し、他のPCにインポートすることができます。
- エクスポート方法Outlookを開き、「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」→「オプション」→「仕分けルールをエクスポート」を選択し、保存します。
- インポート方法新しいPCでOutlookを開き、「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」→「オプション」→「仕分けルールをインポート」を選択し、先ほど保存したファイルを指定します。
フォルダの名前を統一する
- 仕分けルールで指定したフォルダ名が、インポート先のPCにも存在する必要があります。
- フォルダ名が異なると、ルールが正しく適用されないことがあります。
- インポート前に、必要なフォルダを手動で作成しておくことをおすすめします。
よくある質問や疑問
Q1: 仕分けルールが同期されない場合、どうすればいいですか？
まず、使用しているアカウントがIMAPまたはExchangeであることを確認してください。POPアカウントでは同期されません。また、従来のOutlookで作成したローカルルールは同期されませんので、Web版Outlookや新しいOutlook for Windowsでルールを作成することをおすすめします。
Q2: 仕分けルールを複数の端末で共有する方法はありますか？
はい、仕分けルールをエクスポートし、他の端末でインポートすることで共有できます。ただし、フォルダ名が一致していないと、ルールが正しく適用されませんので、事前にフォルダを作成しておくことが重要です。
Q3: 仕分けルールをバックアップする方法はありますか？
はい、従来のOutlookでは、仕分けルールをエクスポートしてバックアップできます。万が一のトラブルに備えて、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。
まとめ
仕分けルールをうまく同期させることで、複数の端末で同じようにメールを整理できます。まずは、使用しているアカウントがIMAPまたはExchangeであることを確認し、Web版Outlookや新しいOutlook for Windowsでルールを作成することをおすすめします。また、仕分けルールをエクスポート・インポートすることで、他の端末でも同じルールを使用できます。フォルダ名の統一も忘れずに行いましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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