Outlookで簡単にメールをグループ分けする方法｜初心者でもできるステップガイド

メールが増えてくると、重要な連絡を見逃してしまったり、返信漏れが心配になったりしますよね。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとって、メールの整理は大きな課題です。そこで今回は、Microsoft Outlookを使って、メールを簡単にグループ分けする方法をご紹介します。これをマスターすれば、受信トレイがすっきり整理され、重要なメールを見逃す心配も減りますよ。

メールをグループ分けする方法は2つ

Outlookのイメージ

メールを整理する方法には主に2つあります。それぞれの特徴を見てみましょう。

連絡先グループを作成する方法

連絡先グループを作成すると、複数の宛先を一度に指定できるようになります。例えば、同じ部署の同僚や、取引先の担当者など、頻繁に連絡を取る相手をグループ化しておくと便利です。

仕分けルールを設定する方法

仕分けルールを設定すると、受信したメールを自動的に指定したフォルダーに振り分けることができます。例えば、「上司からのメールは『重要』フォルダーに」、「取引先からのメールは『仕事』フォルダーに」といった具合です。

連絡先グループの作り方

まずは、連絡先グループを作成してみましょう。以下の手順で進めてください。

これで、作成したグループを使って、メールを一度に送信できるようになります。

仕分けルールの設定方法

次に、仕分けルールを設定して、受信したメールを自動的に整理する方法をご紹介します。

これで、指定した条件に合致するメールが自動的に指定したフォルダーに振り分けられるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: 連絡先グループに追加したメンバーを後から変更できますか？

はい、可能です。連絡先グループを開き、「メンバーの追加」や「メンバーの削除」を選択して、メンバーの追加や削除ができます。

Q2: 仕分けルールを後から編集できますか？

はい、できます。「仕分けルールと通知の管理」から、作成したルールを選択し、「仕分けルールの変更」をクリックして編集できます。

Q3: 仕分けルールを削除する方法は？

「仕分けルールと通知の管理」から、削除したいルールを選択し、「削除」ボタンをクリックすることで削除できます。

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まとめ

今回は、Outlookを使ってメールをグループ分けする方法をご紹介しました。連絡先グループを作成すれば、複数の宛先に一度にメールを送信でき、仕分けルールを設定すれば、受信したメールを自動的に整理できます。これらの機能を活用することで、メールの管理が格段に楽になります。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。