メールのやり取りが多い中で、Outlookのリアクション機能やその後に届くダイジェストメールが気になる方も多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとっては、これらの機能がどのように役立つのか、また、不要な場合はどう設定を変更すればよいのかが重要なポイントです。
今回は、これらの機能をわかりやすく解説し、実際の操作方法や設定方法を初心者の方でも理解できるようにお伝えします。
Outlookのリアクション機能とは？
Outlookのイメージ
リアクションとは？
Outlookのリアクション機能は、メールに対して「いいね！」や「ありがとう」などの簡単な感情を絵文字で表現できる機能です。これにより、長文での返信を避け、手軽に気持ちを伝えることができます。
リアクションの使い方
- メールを開くと、メッセージウィンドウの上部に「リアクション」ボタンがあります。
- このボタンをクリックすると、選べる絵文字が表示されます。
- その中から適切なものを選ぶと、送信者や他の受信者にそのリアクションが表示されます。
リアクションの確認方法
リアクションが付いたメールを開くと、メッセージの上部にリアクションのアイコンが表示されます。カーソルを合わせると、誰がどのリアクションをしたのかが確認できます。
ダイジェストメールとは？
ダイジェストメールの内容
Outlookでは、前日に自分のメールに対して受け取ったリアクションをまとめたダイジェストメールが届くことがあります。このメールには、どのメールにどのようなリアクションがあったのかが簡潔にまとめられています。
ダイジェストメールの受信設定
通常、ダイジェストメールは月に2回送信されますが、不要な場合は設定で受信を停止することができます。設定方法は以下の通りです。
1. ダイジェストメールの末尾にある「登録を解除」リンクをクリックします。
2. 表示される画面で「登録を解除」を選択すると、以降のダイジェストメールの受信が停止されます。
ダイジェストメールの再開方法
再度ダイジェストメールを受信したい場合は、TeamsまたはWeb版のViva Insightsアプリで設定を変更することで再開できます。
よくある質問や疑問
Q1: リアクション機能はどのような場面で便利ですか？
リアクション機能は、長文での返信が不要な場合や、感謝の気持ちを手軽に伝えたい時に便利です。例えば、同僚からの情報提供に対して「ありがとう」の気持ちを「いいね！」で表現できます。
Q2: ダイジェストメールの内容はどのように活用できますか？
ダイジェストメールを活用することで、自分のメールに対する反応を一目で確認できます。特に、返信が必要ない場合でも、相手の反応を把握するのに役立ちます。
Q3: ダイジェストメールを受信しないように設定した場合、再度受信することはできますか？
はい、ダイジェストメールの受信を停止した後でも、設定を変更することで再度受信することが可能です。TeamsまたはWeb版のViva Insightsアプリから設定を変更できます。
まとめ
Outlookのリアクション機能とダイジェストメールは、メールのやり取りをよりスムーズにし、コミュニケーションの効率化に役立つツールです。特に、パソコンやスマホに不安がある方でも、これらの機能を活用することで、日々の業務がより快適になることでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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