皆さん、こんにちは。今日は、OutlookとWordを使って、複数の宛先に個別の内容を含んだメールを一斉に送信する方法をご紹介します。これを「メールマージ」と言います。例えば、PTAの活動で各家庭に異なる連絡事項を送る際などに、とても便利な機能です。
メールマージとは？
Outlookのイメージ
まず、メールマージとは何かをご説明します。簡単に言うと、Wordで作成した文書に、ExcelやOutlookの連絡先などのデータを組み合わせて、個別にカスタマイズされたメールや文書を自動的に作成する機能です。これにより、一人ひとりに合わせた内容のメールを手間なく作成・送信できます。
メールマージの準備データソースの作成
最初に、メールマージで使用するデータソースを準備しましょう。データソースとは、差し込みたい情報（例えば、名前やメールアドレス）が一覧になっているファイルのことです。Excelで以下のようなリストを作成します。
| 名前 | メールアドレス | 特記事項 |
|---|---|---|
| 山田太郎 | taro.yamada@example.com | 役員 |
| 鈴木花子 | hanako.suzuki@example.com | 一般会員 |
このように、1行目に項目名（ヘッダー）を入力し、2行目以降に各人の情報を入力します。作成が終わったら、このExcelファイルを保存しておきましょう。
Wordでのメールマージ設定
次に、Wordを使ってメールマージの設定を行います。
1. Wordを開く新しい文書を作成します。
2. 差し込み文書タブを選択上部のメニューから「差し込み文書」タブをクリックします。
3. 差し込み印刷の開始リボン内の「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「電子メール メッセージ」を選択します。
4. 宛先の選択続いて「宛先の選択」ボタンをクリックし、「既存のリストを使用」を選びます。先ほど作成したExcelファイルを選択し、データが入っているシートを指定します。
5. 差し込みフィールドの挿入本文中に差し込みたい箇所（例えば、名前を入れたい場所）をクリックし、「差し込みフィールドの挿入」から「名前」などのフィールドを選択します。
これで、Word上に各人に合わせたメールの雛形が作成されました。
Outlookからメールを送信する
最後に、作成したメールをOutlookを通じて送信します。
1. メールの送信設定Wordの「差し込み文書」タブ内の「完了と差し込み」ボタンをクリックし、「電子メール メッセージの送信」を選択します。
2. 設定の入力表示されるダイアログボックスで、以下の情報を入力します。
– 宛先データソース内のメールアドレスの列名（例メールアドレス）
– 件名メールの件名を入力
– メール形式通常は「HTML」を選択
3. 送信設定が完了したら「OK」をクリックすると、Outlookを通じて各受信者に個別のメールが送信されます。
よくある質問や疑問
メールマージで添付ファイルを送ることはできますか？
残念ながら、標準のメールマージ機能では添付ファイルを個別のメールに追加することはできません。しかし、サードパーティ製のアドインやマクロを使用することで、対応可能な場合もあります。
Outlookの連絡先をデータソースとして使用できますか？
はい、Outlookの連絡先を直接データソースとして使用できます。Wordの「差し込み文書」タブで「宛先の選択」から「Outlookの連絡先を使用」を選ぶことで、Outlookの連絡先情報を差し込みに利用できます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。OutlookとWordのメールマージ機能を活用することで、個別の情報を含んだメールを効率的に送信できます。最初は少し複雑に感じるかもしれませんが、手順に沿って進めれば難しくありません。ぜひ一度試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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