皆さん、こんにちは。今回は、Outlookを使って複数の人に一度にメールを送信できる便利な機能、「配布リスト」の作成と管理方法についてお話しします。パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな方でも、安心して使えるように、わかりやすく説明していきますね。
配布リストとは？
Outlookのイメージ
まず、「配布リスト」とは何かをご説明します。これは、複数のメールアドレスを一つのグループにまとめ、そのグループ名を使って一斉にメールを送信できる機能です。例えば、家族や友人、職場のチームメンバーなど、特定のグループに同じ内容のメールを送りたいときに非常に便利です。
Outlookでの配布リストの作成方法
それでは、実際にOutlookで配布リストを作成してみましょう。以下の手順に沿って進めてください。
- Outlookを開き、左下の「人」アイコンをクリックして連絡先画面に移動します。
- 上部の「ホーム」タブにある「新しい連絡先グループ」をクリックします。
- 表示されたウィンドウの「名前」欄に、作成したいグループの名前を入力します。例えば、「家族」や「プロジェクトチーム」などです。
- 「メンバーの追加」ボタンをクリックし、連絡先から追加したい人を選択します。連絡先に登録されていない場合は、「新しい電子メール連絡先」を選び、メールアドレスを直接入力できます。
- メンバーの追加が完了したら、「保存して閉じる」をクリックします。これで、配布リストの作成が完了です。
作成した配布リストは、メール作成時の「宛先」欄にグループ名を入力することで、簡単にそのグループ全員にメールを送信できます。
配布リストの管理方法
作成した配布リストにメンバーを追加したり、削除したりする方法をご紹介します。
- Outlookの連絡先画面で、編集したい配布リストをダブルクリックして開きます。
- メンバーを追加する場合は、「メンバーの追加」ボタンをクリックし、追加したい人を選択します。
- メンバーを削除する場合は、リスト内から削除したい人を選び、「メンバーの削除」ボタンをクリックします。
- 編集が終わったら、「保存して閉じる」をクリックして変更を保存します。
これで、配布リストの管理も簡単に行えますね。
よくある質問や疑問
配布リストに外部の人（組織外の人）を追加できますか？
はい、可能です。「メンバーの追加」で「新しい電子メール連絡先」を選び、外部のメールアドレスを入力することで、組織外の人も配布リストに含めることができます。
配布リストを削除した場合、メンバーの連絡先情報も削除されますか？
いいえ、配布リストを削除しても、各メンバーの個別の連絡先情報はOutlookに残ります。削除されるのは配布リスト自体だけですので、ご安心ください。
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まとめ
今回は、Outlookでの配布リストの作成と管理方法についてお話ししました。この機能を活用することで、複数の人へのメール送信がとてもスムーズになります。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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