メールを送る際、宛先にアドレスを入力し始めると、過去にやり取りした相手や連絡先が次々と候補として表示されます。便利な反面、候補が多すぎて「誰が誰だか分からない」「間違って選んでしまいそう」と感じることもありますよね。特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとっては、これらの候補を整理するのは一大事です。
でも安心してください。今回は、そんな悩みを解消するための方法を、初心者の方にも分かりやすくご紹介します。
なぜOutlookはたくさんの候補を表示するのか？
Outlookのイメージ
Outlookでは、宛先（To）やCC、BCCに名前を入力し始めると、過去にメールを送った相手や連絡先が候補として表示されます。これは「オートコンプリート機能」と呼ばれ、メールの送信をスムーズにするための便利な機能です。
しかし、長年使っていると、知らないうちに候補が増えすぎてしまうことがあります。例えば、以前に送ったメールの相手や、間違って入力したアドレスなども候補に残ってしまうのです。
候補が多すぎて困った経験、ありませんか？
例えば、ある日、急いでメールを送ろうとしたときのこと。宛先に「たかし」と入力したら、過去にやり取りした「高橋さん」「高田さん」「高山さん」など、似たような名前がズラリと並び、どれを選べば良いのか分からなくなってしまいました。焦って間違った相手に送ってしまうのではないかと、ドキドキした経験、ありませんか？
こんなとき、候補を整理できれば、もっとスムーズにメールを送ることができますよね。
初心者でもできる！候補を整理する方法
それでは、Outlookで表示される候補を整理する方法を、順を追ってご紹介します。
- 不要な候補を非表示にする
宛先に名前を入力したときに表示される候補の右側に「×」マークが表示されることがあります。この「×」をクリックすると、その候補を非表示にすることができます。 - 連絡先を整理する
Outlookの「連絡先」機能を使って、必要な連絡先だけを登録し、不要な連絡先は削除することで、候補を減らすことができます。 - オートコンプリート機能をリセットする
設定からオートコンプリートの履歴をリセットすることで、候補を一掃することができます。
これらの方法を試すことで、候補が整理され、メールの宛先選択がスムーズになります。
よくある質問や疑問
Q1: 連絡先を整理するにはどうすれば良いですか？
Outlookの「連絡先」機能を使って、必要な連絡先だけを登録し、不要な連絡先は削除することができます。これにより、候補が減り、宛先選択がスムーズになります。
Q2: オートコンプリート機能をリセットすると、何が変わりますか？
オートコンプリートの履歴をリセットすると、過去に送った相手や入力したアドレスの候補が一掃されます。これにより、不要な候補が表示されなくなります。
まとめ
Outlookでのアドレス入力時に候補が多すぎて困った経験、ありませんか？でも、心配いりません。今回ご紹介した方法を試すことで、候補を整理し、スムーズにメールを送ることができます。
他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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