Outlookのクリーンアップ機能でフォルダーを整理しよう！初心者でもできるステップアップガイド

メールがたまってきて、受信トレイがごちゃごちゃしていませんか？「Outlookのクリーンアップ機能」を使えば、フォルダー内の不要なメールを簡単に整理できます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、ステップバイステップでご紹介します。

Outlookのクリーンアップ機能とは？

Outlookのイメージ

Outlookには、メールを整理するための「クリーンアップ機能」が搭載されています。この機能を使うと、同じ内容のメールをまとめて削除したり、フォルダー内の不要なメールを整理したりすることができます。

クリーンアップ機能の種類

クリーンアップ機能には、主に以下の3種類があります

実際にクリーンアップを試してみよう！

では、実際にOutlookでクリーンアップを行ってみましょう。

クリーンアップしたいフォルダーを選択

まず、整理したいフォルダー（例受信トレイや送信済みアイテム）をクリックして選択します。

クリーンアップ機能を開く

次に、リボンの「ホーム」タブにある「削除」グループから「クリーンアップ」をクリックします。表示されるメニューから、整理したいクリーンアップの種類を選びます。

クリーンアップを実行

選択したクリーンアップの種類に応じて、確認メッセージが表示されます。内容を確認し、「OK」または「クリーンアップ」をクリックすると、不要なメールが削除されます。

クリーンアップの設定を変更（任意）

クリーンアップの設定を変更したい場合は、リボンの「ホーム」タブから「削除」グループの「クリーンアップ」の下矢印をクリックし、「設定」を選択します。ここで、削除されたメールの移動先や、未読メッセージを保持するかどうかなどの設定を変更できます。

クリーンアップを活用するポイント

クリーンアップ機能を効果的に活用するためのポイントをご紹介します。

よくある質問や疑問

Q1: クリーンアップを実行すると、どのメールが削除されますか？

クリーンアップを実行すると、同じ内容の重複したメールが削除されます。例えば、同じ会話の中で何度も同じ内容のメールが送られてきた場合、最新のメールを除く古いメールが削除されます。

Q2: クリーンアップ後に削除済みアイテムを完全に削除するにはどうすればいいですか？

クリーンアップで削除されたメールは「削除済みアイテム」フォルダーに移動されます。このフォルダーを右クリックし、「削除済みアイテムを空にする」を選択すると、完全に削除することができます。

Q3: クリーンアップ機能を使わずに手動で整理する方法はありますか？

はい、手動でメールを整理することも可能です。メールを選択し、「削除」ボタンをクリックすることで、不要なメールを削除できます。また、メールをドラッグ＆ドロップで別のフォルダーに移動することもできます。

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まとめ

Outlookのクリーンアップ機能を使えば、フォルダー内の不要なメールを簡単に整理することができます。定期的にクリーンアップを実行し、フォルダーを整理整頓することで、快適なメール環境を維持しましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。