Outlookで受信したメールを仕分けして整理しよう！初心者でもできる簡単ステップ

メールが増えてくると、必要な情報を探すのが大変ですよね。特に、仕事やプライベートで多くのメールを受信していると、受信トレイがごちゃごちゃしてしまいます。そんなときに便利なのが、Outlookの「仕分けルール」機能です。これを使うと、メールを自動的に整理してくれるので、毎日のメールチェックがぐっと楽になりますよ。

今回は、Outlookを使って受信したメールを仕分けして整理する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。

メールを整理するための準備

Outlookのイメージ

まず最初に、メールを整理するための準備をしましょう。

フォルダーを作成する

メールを仕分けするためには、まず受信トレイの中に整理用のフォルダーを作成する必要があります。

これで、新しいフォルダーが作成されました。

仕分けルールの作成方法

次に、実際にメールを自動で仕分けるためのルールを作成します。

仕分けルールを設定する

これで、指定した条件に合ったメールが自動で指定したフォルダーに移動するようになります。

既存のメールにもルールを適用する

新しく受信したメールだけでなく、過去に受信したメールにもルールを適用したい場合は、以下の手順で設定します。

これで、過去のメールにもルールが適用され、整理されます。

仕分けルールの管理方法

作成した仕分けルールは、必要に応じて編集や削除ができます。

仕分けルールを編集する

仕分けルールを削除する

よくある質問や疑問

Q1: 仕分けルールを作成した後、メールが自動で振り分けられないのはなぜですか？

仕分けルールを作成した後、ルールが有効になっていない可能性があります。ルールの設定画面で「この仕分けルールを有効にする」にチェックが入っていることを確認してください。

Q2: 仕分けルールを複数作成した場合、どの順番で適用されるのですか？

仕分けルールは、作成した順番で適用されます。ルールの順番を変更したい場合は、「仕分けルールと通知の管理」画面でルールを選択し、上下の矢印ボタンで順番を変更できます。

Q3: 仕分けルールを一時的に停止することはできますか？

はい、仕分けルールを一時的に停止することができます。「仕分けルールと通知の管理」画面で、停止したいルールのチェックボックスを外すことで、一時的に無効化できます。

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まとめ

Outlookの「仕分けルール」機能を使うことで、受信したメールを自動で整理することができます。これにより、受信トレイがすっきりし、必要な情報を素早く見つけることができるようになります。初心者の方でも、手順を追って設定すれば簡単にできるので、ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。