Outlookのアーカイブポリシー設定方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。日々のメール管理、大変ですよね。特に、古いメールが溜まってくると、受信トレイがいっぱいになってしまいます。そんな時に便利なのが、Outlookの「アーカイブポリシー」です。今日は、このアーカイブポリシーの設定方法を、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。

アーカイブポリシーとは？

Outlookのイメージ

まず、アーカイブポリシーとは何かをご説明します。簡単に言うと、一定期間が経過したメールを自動的に別の場所（アーカイブ）に移動して、受信トレイをすっきり保つための仕組みです。例えば、1年前のメールを自動的にアーカイブに移動するよう設定すれば、古いメールが受信トレイに溜まる心配がなくなります。

Outlookでのアーカイブポリシーの設定方法

では、具体的にOutlookでアーカイブポリシーを設定する手順を見ていきましょう。ここでは、Outlook on the web（ウェブ版）を例に説明します。

この設定により、古いメールが自動的にアーカイブされ、受信トレイが常に整理された状態を保てます。

アーカイブされたメールの確認方法

アーカイブされたメールは、通常の受信トレイとは別の「アーカイブ」フォルダーに移動されます。このフォルダーは、フォルダー一覧の中に表示されています。アーカイブされたメールを確認したいときは、この「アーカイブ」フォルダーをクリックするだけです。

よくある質問や疑問

Q1: アーカイブされたメールは削除されますか？

いいえ、アーカイブされたメールは削除されません。受信トレイから「アーカイブ」フォルダーに移動するだけなので、いつでもアクセスして閲覧できます。

Q2: アーカイブポリシーは自分でカスタマイズできますか？

はい、できます。ただし、組織や使用しているOutlookのバージョンによっては、管理者がポリシーを設定している場合があります。その場合は、管理者に問い合わせてください。

まとめ

Outlookのアーカイブポリシーを活用することで、受信トレイを整理し、業務効率を向上させることができます。設定も簡単なので、ぜひ試してみてください。他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。