Outlookを使いやすく設定しよう！初心者でもできる基本カスタマイズガイド

Outlookを使いこなせるようになると、毎日のメールチェックやスケジュール管理がぐっと楽になります。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとって、操作が簡単で見やすい設定は大きな助けになりますよね。今回は、そんな初心者の方でも安心してできる、Outlookの使いやすい設定方法をご紹介します。

メール画面を見やすくカスタマイズしよう

Outlookのイメージ

メールを一覧で見るとき、表示形式を変えるだけで見やすさが大きく変わります。例えば、「プレビュー」表示にすると、メールの内容を少しだけ確認できるので、どのメールを開くか選びやすくなります。

メールを開いたときに表示される「閲覧ウィンドウ」の位置も変更できます。右側に表示されるのがデフォルトですが、下に表示することも可能です。自分が使いやすい位置に変更してみましょう。

左側に表示される「フォルダーウィンドウ」は、たくさんのフォルダーがあると画面が狭く感じることがあります。必要ないときは最小化して、広い画面を確保しましょう。

ビジネスメールでは、毎回署名を入力するのは手間ですよね。Outlookでは、署名をあらかじめ設定しておくと、新しいメールや返信メールに自動で挿入されるようになります。

よく使うフレーズや文章は、「クイックパーツ」機能を使って登録しておくと、次回から簡単に挿入できます。例えば、「いつもお世話になっております」といった挨拶文などが便利です。

重要なメールには「フラグ」を付けておくと、後で見返すときに便利です。フラグには期限を設定することもできるので、返信のタイミングを逃しません。

読んだメールや対応が終わったメールは、「アーカイブ」フォルダーに移動して整理しましょう。これにより、受信トレイがすっきりし、必要なメールが見つけやすくなります。

特定の送信者からのメールや、特定のキーワードを含むメールを自動で指定のフォルダーに振り分ける「ルール」機能を活用すると、手動で仕分ける手間が省けます。

「検索フォルダー」を使うと、特定の条件に合ったメールを自動で集めて表示できます。例えば、「上司からのメール」や「プロジェクトAに関するメール」など、よく確認するメールをまとめておくと便利です。

画面のレイアウトを変更することで、見やすくなります。例えば、「表示」タブから「レイアウト」を選択し、「閲覧ウィンドウ」の位置を変更したり、「フォルダーウィンドウ」を最小化することで、広い画面を確保できます。

はい、あります。「ファイル」タブから「オプション」を選択し、「メール」タブの「署名」をクリックして、署名を作成・設定することで、新しいメールや返信メールに自動で挿入されるようになります。

受信トレイに溜まったメールは、「アーカイブ」機能を使って整理しましょう。また、「ルール」機能を活用して、特定の条件に合ったメールを自動で指定のフォルダーに振り分けることもできます。

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Outlookの設定を自分の使いやすいようにカスタマイズすることで、毎日のメールチェックやスケジュール管理がぐっと楽になります。初心者の方でも安心してできる設定ばかりですので、ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。