Outlookで複数の宛先を1つのグループにまとめて送信しよう

メールを送るたびに宛先を一つ一つ入力するのは面倒ですよね。特に、同じメンバーに何度もメールを送る場合、その手間を減らす方法があれば便利です。そこで活用したいのが、Outlookの「連絡先グループ」機能です。これを使えば、複数の宛先を1つのグループにまとめ、毎回の入力を省略できます。

連絡先グループとは？

Outlookのイメージ

連絡先グループとは、複数のメールアドレスを1つのグループ名で管理できるOutlookの機能です。このグループを作成しておけば、メール作成時にグループ名を入力するだけで、登録された全員に同時にメールを送信できます。例えば、同じ部署のメンバーや、よく連絡を取る友人グループなどに便利です。

連絡先グループの作成方法

Outlookで連絡先グループを作成する手順は以下の通りです。

連絡先グループにメールを送信する方法

作成した連絡先グループにメールを送る手順は以下の通りです。

これで、グループに登録された全員に同時にメールが送信されます。

連絡先グループの編集・削除方法

グループのメンバーを追加・削除したい場合や、グループ名を変更したい場合は以下の手順で行えます。

グループを削除したい場合は、グループを右クリックし、「削除」を選択します。

よくある質問や疑問

Q1: 連絡先グループに登録できる人数に制限はありますか？

Outlookでは、1つの連絡先グループに最大1,000件の連絡先を登録できます。ただし、大量の宛先を一度に送信する場合、メールサーバーの制限により送信できないことがありますので、注意が必要です。

Q2: グループに追加した連絡先は、相手に通知されますか？

連絡先をグループに追加しても、相手には通知されません。グループに追加されたことを知らせる場合は、別途連絡をする必要があります。

Q3: グループに登録した連絡先を一括で削除する方法はありますか？

グループ内の個々の連絡先を選択し、「メンバーの削除」をクリックすることで削除できます。現時点では、グループ内の全ての連絡先を一括で削除する機能は提供されていません。

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まとめ

Outlookの連絡先グループ機能を活用すれば、複数の宛先に同時にメールを送信する手間を省くことができます。特に、同じメンバーに何度もメールを送る場合や、部署ごとに連絡を取りたい場合に非常に便利です。ぜひ、この機能を活用して、日々のメール業務を効率化してください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。