メールを送るとき、相手に「これは重要な内容だよ」と伝える方法があるのをご存じですか？それが「重要度の設定」です。今回は、Outlookを使って、メールに重要度を設定する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
メールの重要度って何？
Outlookのイメージ
メールの重要度は、相手に「このメールは特に大切だよ」と伝えるための目印です。Outlookでは、メールを作成する際に、簡単にこの重要度を設定できます。
重要度の設定方法
メールを作成する際、以下の手順で重要度を設定できます
- Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
- メール作成画面が表示されたら、上部の「タグ」セクションにある「重要度（高）」をクリックします。
- 「高」「標準」「低」の3つの選択肢が表示されるので、希望する重要度を選びます。
これで、選んだ重要度がメールに設定されます。例えば、「高」を選ぶと、メールの件名の前に「！」マークが付き、受信者にとって目立つようになります。
受信したメールの重要度を変更する方法
受信したメールの重要度を変更することも可能です。手順は以下の通りです
- 受信トレイで対象のメールをダブルクリックして開きます。
- メールが開いたら、上部の「タグ」セクションにある「メッセージオプション」をクリックします。
- 表示されたウィンドウで、「重要度」のドロップダウンメニューから希望する重要度を選び、「閉じる」をクリックします。
これで、受信したメールの重要度を変更できます。
注意点
重要度を設定する際には、以下の点に注意しましょう
- 重要度を乱用すると、受信者が「いつも重要だと言っているから、今回は大丈夫だろう」と思われる可能性があります。必要なときだけ使用するよう心掛けましょう。
- 相手の立場や状況を考慮し、本当に重要な内容のときに「高」を選ぶようにしましょう。
メールの整理術重要度を活用しよう
Outlookでは、重要度を活用してメールを整理することができます。例えば、受信トレイで「重要度」で並べ替えることで、重要なメールを上部に表示させ、見逃しを防ぐことができます。
また、メールにフラグを設定して、後で対応すべきメールを管理することも可能です。フラグを設定すると、そのメールが「タスク」として表示され、期限が近づくと色が変わるなど、視覚的にわかりやすくなります。
よくある質問や疑問
Q1: 重要度を設定しても、相手に伝わらないことはありませんか？
Outlookでは、重要度を設定したメールには「！」マークが付き、受信者にもその重要度が伝わります。ただし、相手がOutlook以外のメールソフトを使用している場合、表示が異なることがありますので、その点を考慮して使用しましょう。
Q2: 受信したメールの重要度を変更しても、相手には通知されませんか？
受信したメールの重要度を変更しても、相手には通知されません。変更は自分の受信トレイ内でのみ反映されます。
Q3: 重要度を設定することで、メールの送信速度が遅くなったりしませんか？
重要度の設定は、メールの送信速度には影響しません。あくまで視覚的な目印として機能しますので、安心して使用できます。
まとめ
Outlookでメールの重要度を設定することで、相手に「このメールは重要だよ」と伝えることができます。特に、急ぎの用件や重要な連絡をする際に活用すると効果的です。ぜひ、今回ご紹介した方法を試して、メールのやり取りをよりスムーズにしてみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント