こんにちは！今回は、Outlookを使ってファイルをメールに添付し、送信する方法について、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホに不安がある方でも安心して操作できるよう、順を追って丁寧に説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。
Outlookでファイルを添付して送信する基本の流れ
Outlookのイメージ
まずは、Outlookでメールにファイルを添付する基本的な手順を見ていきましょう。
新しいメールを作成する
Outlookを開いたら、画面上部にある「新しいメール」ボタンをクリックします。これで、メール作成画面が表示されます。
添付するファイルを選ぶ
メール作成画面の上部にある「挿入」タブをクリックし、「添付ファイル」ボタンを選択します。表示されるメニューから「このPCを参照」をクリックすると、ファイルを保存している場所が表示されます。
ファイルを選択して添付する
添付したいファイルを選び、「開く」ボタンをクリックします。これで、選んだファイルがメールに添付されます。
メールを送信する
宛先や件名、本文などを入力し、最後に「送信」ボタンをクリックすれば、ファイル付きのメールが送信されます。
添付できない場合の対処法と注意点
ファイルを添付しようとしたときに、うまくいかないこともあります。そんなときのために、よくある原因とその対処法を紹介します。
ファイルサイズが大きすぎる
Outlookでは、1通のメールに添付できるファイルのサイズに制限があります。例えば、Outlook.comでは一通のメールに添付できるファイルサイズの上限は20.0MBまでとなっています。ファイルが大きすぎる場合は、以下の方法を試してみてください。
- クラウドストレージサービスを利用するOneDriveやDropboxなどのクラウドにファイルをアップロードし、そのリンクをメールで送る方法があります。
- ファイルを圧縮するWinZipなどのフリーソフトを使い、ファイルを圧縮することでサイズを小さくできます。
添付ファイルがブロックされる
Outlookでは、ウイルスを含む可能性があるファイルの添付がブロックされることがあります。例えば、.exeや.vbsなどの拡張子を持つファイルは、セキュリティ上の理由から添付できません。これらのファイルを送る必要がある場合は、ZIP形式に圧縮して送信することをおすすめします。
ファイルが破損している
ファイルが破損していると、受信者が開けないことがあります。ファイルを送る前に、正常に開けるか確認してから送信しましょう。
スマホやタブレットからファイルを添付する方法
パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもOutlookでファイルを添付して送信できます。iOSやAndroidの端末をお使いの方も、以下の手順で操作できます。
新しいメールを作成する
Outlookアプリを開き、「新しいメール」ボタンをタップします。
添付するファイルを選ぶ
メール作成画面で、クリップアイコンなどの「添付」ボタンをタップします。表示されるメニューから「ファイルを添付」や「写真を添付」などを選択します。
ファイルを選択して添付する
端末内のファイルや写真から、添付したいものを選びます。選択後、メールに添付されます。
メールを送信する
宛先や件名、本文を入力し、「送信」ボタンをタップすれば、ファイル付きのメールが送信されます。
よくある質問や疑問
Q1: 添付したファイルが相手に届かない場合、どうすればいいですか？
添付したファイルが相手に届かない場合、以下の点を確認してみてください。
- ファイルサイズが大きすぎる前述の方法でファイルを小さくするか、クラウドサービスを利用してください。
- ファイル形式が受信者の環境で開けない受信者が使用しているソフトウェアやアプリケーションで開ける形式か確認してください。
- メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか受信者に迷惑メールフォルダも確認してもらいましょう。
Q2: 添付ファイルを削除したい場合、どうすればいいですか？
メール作成画面で、添付されたファイルの上にカーソルを合わせると、削除アイコンが表示されます。それをクリックすることで、添付ファイルを削除できます。
Q3: 複数のファイルを一度に添付する方法はありますか？
はい、複数のファイルを一度に添付することができます。ファイル選択画面で、Ctrlキー（またはCmdキー）を押しながら複数のファイルを選択し、「開く」をクリックすると、選択したすべてのファイルが添付されます。
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まとめ
Outlookでファイルを添付して送信する方法は、基本的な手順を覚えれば簡単にできるようになります。ファイルサイズや形式、相手の環境などに注意しながら、スムーズにファイルを送信しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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