Outlookで届いた出席依頼に返信したい！初心者でも安心のステップ解説

「Outlookで会議の招待メールが届いたけど、どうやって返信すればいいの？」とお困りの方へ。今回は、パソコンやスマホに不慣れな方でも簡単に理解できるよう、Outlookでの出席依頼への返信方法を丁寧に解説します。この記事を読めば、会議の出席確認もスムーズに行えるようになりますよ！

Outlookで届いた出席依頼に返信する方法

ステップ1出席依頼メールを開く

まず、Outlookの受信トレイから会議の招待メールを探して開きましょう。メールの件名に「会議出席依頼」や「Meeting Invitation」と書かれていることが多いです。

ステップ2返信オプションを選ぶ

メールを開くと、上部に以下のようなボタンが表示されます

これらのボタンをクリックすると、さらに以下のオプションが表示されます

ステップ3返信を送信する

適切なオプションを選んだら、「送信」ボタンをクリックして返信を完了させましょう。これで、会議の主催者にあなたの出席状況が伝わります。

返信オプションの違いと使い分け

コメントを付けて返信する

このオプションを選ぶと、返信メールに自分のメッセージを追加できます。例えば、「当日はよろしくお願いいたします」といった挨拶を添えることができます。

すぐに返信する

メッセージを追加せずに、出席の意思だけを即座に伝えます。時間がないときや、特に伝えることがない場合に便利です。

返信しない

このオプションを選ぶと、出席の意思は主催者に伝わりませんが、会議の予定は自分の予定表に追加されます。主催者に出席の確認をしてもらいたい場合は、他のオプションを選びましょう。

スマホでの出席依頼への返信方法

Outlookアプリを開く

スマホでOutlookアプリを開き、受信トレイから会議の招待メールを探して開きます。

返信オプションを選ぶ

メールを開くと、画面の下部に「承諾」「仮承諾」「辞退」などのボタンが表示されます。適切なオプションを選びましょう。

返信を送信する

選んだオプションに応じて、メッセージを追加したり、すぐに返信したりできます。最後に「送信」ボタンをタップして返信を完了させましょう。

よくある質問や疑問

Q1返信しないを選んだ場合、主催者には出席の意思が伝わりますか？

いいえ、主催者には出席の意思が伝わりません。予定表には会議が追加されますが、主催者に出席の確認をしてもらいたい場合は、「承諾」や「仮承諾」を選びましょう。

Q2仮承諾とは何ですか？

仮承諾は、出席の可否が未定の場合に選ぶオプションです。主催者には「仮承諾」として通知され、予定表にも会議が追加されます。後で正式に「承諾」や「辞退」を選ぶことができます。

Q3別の日時を提案するにはどうすればいいですか？

メールを開いた後、「別の日時を提案」ボタンをクリックします。表示される画面で、都合の良い日時を入力し、主催者に提案を送信します。

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まとめ

Outlookでの会議出席依頼への返信は、数クリックで簡単に行えます。自分の予定に合わせて適切なオプションを選び、主催者に出席の意思を伝えましょう。これで、会議の出欠確認もスムーズに行えるようになります。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。