Outlookの連絡先表示名とは？初心者でもわかる基本ガイド

メールを送るとき、差出人の名前がどのように表示されるか気になったことはありませんか？特に、ビジネスメールでは「誰からのメールか」が一目でわかることが大切です。そこで重要なのが「表示名」です。今回は、Outlookでの「表示名」について、初心者の方にもわかりやすく解説します。

表示名とは？

Outlookのイメージ

Outlookでメールを送ると、受信者のメール画面に差出人として表示されるのが「表示名」です。例えば、あなたが「山田太郎さん」と登録している場合、相手の受信トレイには「山田太郎さんからのメール」と表示されます。

表示名は、Outlookの「連絡先」や「アドレス帳」に登録されている情報から取得されます。新たに連絡先を追加する際に、名前やメールアドレスと一緒に「表示名」を設定することができます。

ビジネスメールでは、相手に敬意を示すために「様」や「さん」などの敬称を表示名に含めることが一般的です。例えば、「山田太郎様」や「山田太郎さん」と設定すると、受信者にとってもわかりやすく、印象も良くなります。

社内で使っているあだ名やニックネームは、外部の取引先には適切でない場合があります。例えば、「ヤマちゃん」や「タロウくん」などの表示名は、相手に不快感を与える可能性があるため、注意が必要です。

表示名を変更しても、すぐに相手の受信トレイに反映されるわけではありません。相手があなたからのメールを受信する際に、初めて新しい表示名が表示されます。

いいえ、表示名を変更しても、過去に送信したメールの差出人名は変わりません。変更後に送信するメールから新しい表示名が適用されます。

一般的には、表示名の変更は相手のメールソフトには影響しません。ただし、相手が特定の設定をしている場合、表示名が正しく表示されないことがあります。

表示名を変更する際は、相手にとってわかりやすく、敬意を示す名前にすることが大切です。また、社内でのあだ名やニックネームは、外部の取引先には適切でない場合がありますので、注意が必要です。

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Outlookの「表示名」は、メールを送る際に差出人として相手に表示される名前です。表示名を適切に設定することで、相手にとってわかりやすく、印象の良いメールを送ることができます。特にビジネスメールでは、敬称を忘れずに含めることが重要です。表示名の設定方法や変更方法を理解し、適切に活用しましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。