Outlookで添付ファイルを圧縮して送る方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今回は、Outlookで大きなファイルを送る際に役立つ「添付ファイルの圧縮方法」についてお話しします。大きなファイルをそのまま送ろうとすると、エラーメッセージが表示されて困った経験はありませんか？そんなとき、ファイルを圧縮することで問題を解決できます。この記事では、初心者の方でも簡単に実践できる方法をわかりやすく解説します。

Outlookで大きなファイルを送る際の問題点

Outlookのイメージ

Outlookでは、添付ファイルのサイズに制限があります。例えば、Outlook.comでは最大20MBまでのファイルしか送信できません。そのため、大きなファイルをそのまま添付すると、エラーメッセージが表示され、送信できないことがあります。また、大きなファイルを送ると、受信者のメールボックスを圧迫してしまう可能性もあります。

ファイルを圧縮してサイズを小さくする方法

ファイルを圧縮することで、サイズを小さくし、Outlookの制限内で送信できるようになります。以下に、Windowsでの圧縮手順を説明します。

このzipファイルをメールに添付して送信すれば、ファイルサイズの問題を解決できます。

クラウドストレージを活用する方法

圧縮してもサイズが大きい場合や、複数の大きなファイルを送りたい場合は、クラウドストレージサービスを利用する方法がおすすめです。OneDriveやGoogleドライブなどにファイルをアップロードし、そのリンクをメールで共有することで、ファイルサイズの制限を気にせずに送信できます。

OneDriveを使ったファイル共有手順

この方法なら、受信者はリンクをクリックするだけでファイルをダウンロードできます。

画像ファイルのサイズを小さくする方法

写真などの画像ファイルはサイズが大きくなりがちです。Outlookでは、画像を挿入する際に自動でサイズを縮小する機能があります。

これで、画像のサイズが縮小され、メール全体の容量を抑えることができます。

よくある質問や疑問

Q1: 圧縮してもファイルサイズが小さくならない場合はどうすればいいですか？

ファイルの種類によっては、圧縮してもサイズがあまり変わらないことがあります。その場合は、クラウドストレージサービスを利用してファイルを共有する方法がおすすめです。

Q2: 受信者がパソコンに詳しくない場合、クラウドストレージのリンクを送っても大丈夫でしょうか？

クラウドストレージのリンクをクリックするだけでファイルをダウンロードできるため、特別な操作は必要ありません。ただし、受信者に事前にリンクの使い方を簡単に説明しておくと安心です。

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まとめ

Outlookで大きなファイルを送信する際は、ファイルを圧縮したり、クラウドストレージを活用することで、スムーズに送信できます。これらの方法を活用して、日々のメール送信をより快適にしてみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。