Outlookで相手に重要なメールであることを知らせる方法

「大切なメール、ちゃんと伝わってるかな？」と不安になること、ありませんか？特に、上司や取引先に送るメールは、重要性をしっかり伝えたいものですよね。今回は、Outlookを使って「このメールは重要ですよ！」と相手にしっかり伝える方法を、初心者でもわかりやすくご紹介します。

メールの重要度を設定して、相手に伝える方法

Outlookのイメージ

まずは、Outlookでメールを作成する際に、重要度を設定する方法から見ていきましょう。

メールを新規作成したら、画面上部の「メッセージ」タブをクリックします。そこに「重要度高」というボタンがありますので、それをクリックすると、件名の後ろに「！」マークが付きます。この「！」マークが、相手に「このメールは重要ですよ！」と伝える目印となります。

受信したメールの重要度を変更したい場合、まずそのメールをダブルクリックして開きます。次に、「メッセージ」タブから「メッセージオプション」を選択し、「重要度」のドロップダウンメニューから「高」を選びます。設定が完了したら、「閉じる」をクリックして変更を保存します。

重要度を設定することで、相手にメールの重要性を伝えることができますが、乱用は避けましょう。頻繁に「高重要度」のメールを送ると、受信者がその重要性を感じにくくなってしまいます。特に、上司や取引先に送る際は、本当に重要な内容の時だけ使用するよう心掛けましょう。

Outlookには、重要なメールを見落とさないための便利な機能がいくつかあります。

受信トレイを開いたら、画面右上の「並べ替え」ボタンをクリックし、「重要度」を選択します。これで、重要度の高いメールが上部に表示され、見落としを防ぐことができます。

メールにフラグを付けることで、後で確認すべきメールを一目で把握できます。メールを右クリックし、「フラグの設定」から「今日」や「今週」など、適切な期限を設定しましょう。

重要なメールにアラームを設定することで、指定した時間に通知を受け取ることができます。これにより、返信を忘れることを防げます。

はい、相手が使用しているメールソフトや設定によっては、重要度の表示がされない場合があります。そのため、件名や本文で「重要」や「至急」などのキーワードを使って、さらに強調することをおすすめします。

はい、件名に「重要」や「至急」などのキーワードを入れる、本文の冒頭で要点を明確に伝える、返信期限を明記するなどの方法があります。

はい、重要度を設定する際は、内容が本当に重要であることを確認し、乱用しないようにしましょう。また、相手の立場や状況を考慮し、適切なタイミングで使用することが大切です。

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Outlookでメールの重要度を設定することで、相手に「このメールは重要ですよ！」と効果的に伝えることができます。しかし、乱用せず、必要なときに適切に使用することが大切です。さらに、受信トレイでの並べ替えやフラグ、アラーム機能を活用することで、重要なメールを見落とさずに管理できます。

他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。