Outlookの「マイテンプレート」で定型文を作成・入力する方法

日々のメール対応で「同じような内容を何度も書くのが面倒」「毎回書くのが大変」と感じていませんか？そんなときに便利なのが、Outlookの「マイテンプレート」機能です。これを使えば、よく使う定型文を登録しておき、ワンクリックで挿入できるので、メール作成の手間が大幅に減ります。

今回は、初心者の方にもわかりやすく、Outlookの「マイテンプレート」を活用する方法をご紹介します。

「マイテンプレート」とは？

Outlookのイメージ

「マイテンプレート」とは、Outlookのメール作成画面でよく使う文章を登録しておき、必要なときにワンクリックで挿入できる機能です。例えば、以下のような場面で活躍します。

これらを毎回書くのではなく、テンプレートとして登録しておけば、時間の節約になります。

「マイテンプレート」の作成方法

では、実際に「マイテンプレート」を作成してみましょう。

これで、よく使う定型文がテンプレートとして登録されました。

「マイテンプレート」の使い方

登録したテンプレートを使うのはとても簡単です。

これで、テンプレートの内容がメール本文に挿入されます。あとは必要に応じて内容を編集し、送信するだけです。

「マイテンプレート」の編集・削除方法

登録したテンプレートを編集したり、不要になったテンプレートを削除したりすることもできます。

注意点と活用のコツ

「マイテンプレート」を使う際の注意点と、より効果的に活用するためのコツをご紹介します。

• 宛先や件名は登録できません「マイテンプレート」では、本文のみを登録できます。宛先や件名は手動で入力する必要があります。
• 書式設定は制限がありますテンプレート作成画面では、フォントや文字色などの書式設定ができません。必要な場合は、別の場所で書式を整えた後、テンプレートにコピー＆ペーストしてください。
• テンプレートを組み合わせて使用複数のテンプレートを組み合わせて使うことで、より効率的にメールを作成できます。

よくある質問や疑問

Q1: 「マイテンプレート」が表示されない場合はどうすればよいですか？

「マイテンプレート」が表示されない場合、アドインが無効になっている可能性があります。メール作成画面で「アプリの追加」を選択し、「マイテンプレート」を検索して追加してください。

Q2: テンプレートに画像を挿入することはできますか？

はい、テンプレートに画像を挿入することができます。ただし、画像のサイズが大きすぎると保存できない場合があるので、適切なサイズの画像を使用してください。

Q3: テンプレートの内容を他の人と共有することはできますか？

「マイテンプレート」は個人用の機能です。他の人と共有することはできませんが、同じ内容のテンプレートを他の人が作成することは可能です。

まとめ

Outlookの「マイテンプレート」を活用すれば、日々のメール作成が格段に効率化できます。特によく使う定型文を登録しておくことで、時間の節約につながります。ぜひ、この機能を活用して、業務の効率化を図ってみてください。

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