皆さん、こんにちは。日々たくさんのメールが届いて、重要なメールを見逃してしまうことはありませんか？そんな時に便利なのが、Outlookの「仕分けルール」機能です。これを使えば、特定の条件に合うメールを自動的に指定したフォルダーに振り分けることができます。今回は、パソコン操作が苦手な方でも簡単に設定できる方法を、実際の手順を交えながらご紹介します。
仕分けルールとは？
Outlookのイメージ
仕分けルールとは、Outlookで受信したメールを特定の条件に基づいて自動的に整理する機能です。例えば、特定の差出人からのメールを専用のフォルダーに移動させたり、特定のキーワードを含むメールを別のフォルダーに振り分けたりすることができます。これにより、重要なメールを見逃すことなく、効率的にメールを管理できます。
仕分けルールの設定手順
それでは、具体的な設定方法を見ていきましょう。
1. フォルダーの作成
まず、振り分け先となるフォルダーを作成します。
- Outlookを開き、左側のフォルダー一覧で「受信トレイ」を右クリックします。
- 表示されたメニューから「フォルダーの作成」を選択します。
- 新しいフォルダー名を入力し、Enterキーを押して確定します。
例えば、取引先のA社からのメールを振り分ける場合、「A社」というフォルダーを作成すると分かりやすいですね。
2. 仕分けルールの作成
次に、実際にメールを自動振り分けするためのルールを設定します。
- 受信トレイ内で、A社からのメールを1通選択します。
- 上部の「ホーム」タブをクリックし、「ルール」を選択します。
- ドロップダウンメニューから「仕分けルールの作成」をクリックします。
- 表示されたウィンドウで、「差出人が＜A社のメールアドレス＞の場合」にチェックを入れます。
- 「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックを入れ、先ほど作成した「A社」フォルダーを選択します。
- 「OK」をクリックして設定を完了します。
これで、今後A社からのメールは自動的に「A社」フォルダーに振り分けられます。
よくある質問や疑問
Q1. 既に受信したメールも振り分けたいのですが、どうすればいいですか？
仕分けルール作成時に、「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」というオプションにチェックを入れることで、既存のメールにもルールを適用できます。
Q2. 仕分けルールを変更したい場合はどうすればいいですか？
上部の「ファイル」タブをクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択します。表示されたウィンドウで、編集したいルールを選び、「仕分けルールの変更」をクリックして設定を変更できます。
まとめ
Outlookの仕分けルール機能を活用することで、日々のメール管理が格段に楽になります。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば後は自動で振り分けてくれるので、ぜひ試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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