メールを送るとき、宛先（TO）やCC（カーボンコピー）に加えて、BCC（ブラインドカーボンコピー）を使うことで、受信者のプライバシーを守りつつ、複数の人に同じ内容のメールを送ることができます。特に、45歳以上の方々にとっては、BCCの使い方が少し難しく感じるかもしれませんが、心配いりません。今回は、Microsoft Outlookを使ってBCCを設定する方法を、わかりやすくご説明します。
BCCとは？
Outlookのイメージ
まず、BCCが何かをご説明します。
- BCC（ブラインドカーボンコピー）とは、メールを送る際に、他の受信者に自分のメールアドレスを見せずに送信できる機能です。
- 例えば、取引先にメールを送る際に、上司にも同じ内容を知らせたい場合、上司のメールアドレスをBCCに入れることで、取引先には上司のアドレスが見えません。
- これにより、受信者のプライバシーを守りつつ、情報共有が可能になります。
OutlookでBCCを表示する方法
次に、OutlookでBCCを表示する方法をご紹介します。
新しいOutlookの場合
- 新しいメールを作成するか、返信・転送のメールを開きます。
- 上部の「オプション」タブをクリックします。
- 「フィールドの表示」グループから「BCCの表示」を選択します。
- これで、BCC欄が表示されるようになります。
従来のOutlookの場合
- 新しいメールを作成するか、返信・転送のメールを開きます。
- 「オプション」タブをクリックし、「BCC」を選択します。
- これで、BCC欄が表示されるようになります。
BCCを使う際の注意点
BCCを使う際には、以下の点に注意してください。
- 受信者のプライバシーを尊重するため、他の受信者に自分のアドレスを見せたくない場合に使用します。
- 一斉送信の際の配慮として、BCCを使うことで、受信者同士のメールアドレスが漏れるのを防ぎます。
- 送信制限として、Outlookでは1通のメールで最大500件の宛先まで送信可能ですが、それ以上になるとエラーが発生することがあります。
よくある質問
Q1: BCCを使うと、受信者は誰に送られたか分かりますか？
いいえ、BCCに入れた受信者は他の受信者のアドレスを見ることができません。これにより、プライバシーが守られます。
Q2: BCCを使うと、メールが迷惑メールとして扱われることがありますか？
はい、BCCを多用すると、迷惑メールと判断される可能性があります。信頼できる差出人リストに自分のアドレスを追加してもらうと、対策になります。
Q3: BCCを使っても、メールが送信できない場合はどうすれば良いですか？
メールアドレスが正しいか、添付ファイルの容量が大きすぎないかを確認してください。また、送信制限を超えていないかも確認しましょう。
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まとめ
BCCを使うことで、受信者のプライバシーを守りつつ、複数の人に同じ内容のメールを送ることができます。Outlookでの設定も簡単で、少しの手順でBCCを表示させることができます。ぜひ、日常のメールで活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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