メールを送るとき、受信者のアドレスを他の人に知られたくない場面がありますよね。そんなときに便利なのが「BCC（ブラインド・カーボン・コピー）」機能です。今回は、Outlookを使ってBCCを設定する方法や、活用シーン、注意点について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
BCCとは？
Outlookのイメージ
BCCは「Blind Carbon Copy」の略で、メールを送る際に、他の受信者に自分のメールアドレスを知られたくない場合に使います。例えば、複数の人に同じ内容のメールを送るとき、受信者同士のメールアドレスを隠すことができます。
OutlookでBCCを表示する方法
OutlookでBCCを表示する手順は以下の通りです
- Outlookを開き、新しいメールを作成します。
- 「オプション」タブをクリックします。
- 「フィールドの表示」グループで「BCC」を選択します。
これで、BCC欄が表示されるようになります。今後、新しいメールを作成する際に、常にBCC欄が表示されるようになります。
BCCの活用シーン
BCCは以下のような場面で活用できます
- 社内アナウンスメント従業員全員に同じ内容のメールを送るとき、他の従業員のメールアドレスを隠すことができます。
- クライアントへの通知複数のクライアントに同じ情報を送る際、他のクライアントのメールアドレスを知られたくない場合に便利です。
- イベントの案内参加者にイベントの詳細を通知する際、他の参加者の情報を隠すことができます。
BCC使用時の注意点
BCCを使用する際には以下の点に注意しましょう
- 「返信全員」を使わないBCCで送信した場合、他の受信者には返信が届かないため、「返信全員」を使うと意図しない人に返信が送られる可能性があります。
- スパムと間違われないようにするBCCを多用しすぎると、スパムと判断されることがあります。必要な場合にのみ使用しましょう。
- メール内容に配慮するBCCを使用していることを受信者に知らせるために、メールの本文にその旨を記載することがあります。
よくある質問
Q1: BCCを使うと、他の受信者には誰が送られているか分かりますか？
いいえ、BCCで送信されたメールの受信者は、他の受信者の情報を見ることができません。自分がBCCで送られている場合でも、他のBCC受信者の情報は表示されません。
Q2: BCCを使うと、メールが迷惑メールとして扱われることがありますか？
はい、BCCを多用すると、スパムと判断されることがあります。必要な場合にのみ使用し、送信先の数を適切に管理しましょう。
Q3: BCCを使って送信したメールの受信者を確認する方法はありますか？
はい、送信済みアイテムから該当のメールを開き、ヘッダー部分を展開することで、BCCに追加した受信者を確認できます。
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まとめ
OutlookのBCC機能を使うことで、受信者のプライバシーを守りつつ、効率的なメールの送信が可能になります。使用する際は、適切な場面で、適切な方法で活用しましょう。もし、設定方法や活用方法についてさらに詳しく知りたい場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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