Outlookで自動的にBCCを設定する方法:初心者でもできる簡単ガイド

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メールを送るとき、相手に自分のアドレスを見せたくない場合や、送信履歴を自分だけで管理したいとき、Outlookで自動的にBCC(ブラインドカーボンコピー)を設定する方法があります。今回は、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心してできるように、わかりやすくご説明します。

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OutlookでBCCを自動設定する方法

Outlookのイメージ

Outlookのイメージ

クイック操作を使ってBCCを追加する

Outlookには「クイック操作」という便利な機能があります。これを使うと、毎回手動でBCCを設定しなくても、ボタン一つで自動的にBCCを追加できます。

手順は以下の通りです

  1. Outlookを開き、「ホーム」タブの「クイック操作」をクリックします。
  2. 「新しいクイック操作」を選択し、「新しい電子メール」を選びます。
  3. 「オプションの表示」をクリックし、「BCCの追加」を選択します。
  4. 追加したいメールアドレスを入力し、「完了」をクリックします。
  5. これで、新しいメールを作成する際に、指定したアドレスが自動的にBCCに追加されます。

VBAマクロを使ってBCCを強制的に追加する

さらに、Outlookで送信するすべてのメールに自動的にBCCを追加したい場合、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラムを使う方法があります。これは少し高度な設定ですが、手順を追っていけば初心者の方でも挑戦できます。

基本的な流れは

  1. PCに「SELFCERT」というツールを使ってデジタル証明書を作成します。
  2. Outlookの設定で、マクロのセキュリティレベルを調整します。
  3. OutlookのVBAエディタを開き、BCCを追加するためのコードを入力します。
  4. 作成したマクロに先ほど作った証明書をデジタル署名します。
  5. 設定が完了すると、Outlookで送信するすべてのメールに指定したアドレスが自動的にBCCに追加されます。

この方法は、会社での情報漏洩対策や、送信履歴を確実に残したい場合に有効です。

Power Automateを使ってExcelから一斉送信する

もし、Excelにまとめたアドレスリストを使って、一斉にメールを送りたい場合、Microsoftの「Power Automate」というツールを使うと便利です。これを使うと、Excelのデータを元に、自動でメールを送信することができます。

基本的な流れは

  1. Excelに送信先のメールアドレスをリスト化します。
  2. Power Automateで「新しいフロー」を作成し、Excelのデータを読み込む設定をします。
  3. メールの件名や本文を設定し、送信先にメールを送るアクションを追加します。
  4. 設定が完了すると、Excelのデータを元に、自動でメールが送信されます。

この方法は、イベントの案内やお知らせなど、同じ内容のメールを複数の人に送る際に便利です。

よくある質問や疑問

Q1: BCCを使ってメールを送ると、受信者には誰に送られたか分かるのですか?

BCC(ブラインドカーボンコピー)を使うと、受信者には自分以外の誰に送られたかは表示されません。これにより、他の受信者のメールアドレスを隠すことができます。

Q2: BCCを使って一斉送信する際の注意点はありますか?

はい、いくつか注意点があります。例えば

  • メールアドレスの入力ミスに注意しましょう。誤ったアドレスに送信すると、情報漏洩の原因となることがあります。
  • Outlookでは、1日に送信できるメールの上限が500通です。それ以上送る場合は、複数回に分けて送信する必要があります。
  • 個人情報や機密情報を含むメールを送る際は、BCCを使っても情報漏洩のリスクがゼロではないことを理解しておきましょう。

Q3: 自分のメールアドレスをBCCに追加するメリットは何ですか?

自分のメールアドレスをBCCに追加することで

  • 送信したメールのコピーが自分の受信トレイに届き、送信履歴を確認できます。
  • 他の受信者に自分のメールアドレスを知られずに済みます。
  • 送信したメールの内容を後で確認したいときに便利です。

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まとめ

Outlookで自動的にBCCを設定する方法には、クイック操作を使う簡単な方法から、VBAマクロを使って強制的に追加する方法、Power Automateを使ってExcelから一斉送信する方法まで、さまざまな方法があります。自分の目的や状況に合わせて、最適な方法を選んでください。

もし、設定方法や操作に不安がある場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。

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