「Outlookで会議の招待を送る際、参加者のメールアドレスを他の人に見せたくない」と思ったことはありませんか？特に、社外の方や複数の関係者に一斉に案内を出すとき、プライバシーを守りつつ情報共有する方法が求められます。そこで今回は、Outlookで会議招待をBCC（ブラインドカーボンコピー）で送る方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
Outlookで会議をBCCで送る方法
Outlookのイメージ
Outlookの会議招待には、通常のメールと同じように「宛先（To）」「CC（カーボンコピー）」のフィールドがありますが、「BCC（ブラインドカーボンコピー）」のフィールドは表示されていません。しかし、以下の手順でBCCのような機能を実現できます。
会議の招待を作成する
まず、Outlookを開き、「新しい会議」をクリックして、会議の詳細を入力します。参加者を追加する際、通常は「宛先」フィールドに入力しますが、この段階ではまだ追加しません。
「宛先」ボタンをクリックする
会議の詳細画面で、「宛先」ボタンをクリックします。これにより、参加者を追加するためのウィンドウが開きます。
出席者を追加する
ウィンドウが開いたら、出席者を「必須出席者」または「任意出席者」として追加します。ここでは、BCCで送りたい受信者も含めて追加します。
「リソース」ボタンをクリックする
次に、「リソース」ボタンをクリックします。これにより、会議室や設備などのリソースを追加するためのウィンドウが開きます。
BCCで送りたい受信者を追加する
「リソース」ウィンドウが開いたら、BCCで送りたい受信者を選択し、「OK」ボタンをクリックします。これで、BCCで送りたい受信者が「場所」フィールドに追加されます。
「場所」フィールドから受信者を削除する
「場所」フィールドに追加された受信者を削除します。これにより、受信者のメールアドレスが他の参加者に表示されなくなります。
会議招待を送信する
すべての設定が完了したら、会議招待を送信します。これで、BCCで送りたい受信者には、他の参加者のメールアドレスが表示されることなく、会議の招待が届きます。
よくある質問
Q1: 会議招待にBCCのフィールドが表示されません。どうすれば良いですか？
Outlookの会議招待には、デフォルトでBCCのフィールドは表示されません。しかし、上記の手順で「リソース」機能を利用することで、BCCのような機能を実現できます。
Q2: BCCで送った場合、受信者にはどのように表示されますか？
BCCで送った場合、受信者には他の参加者のメールアドレスは表示されません。受信者は、自分がBCCで送られたことに気づくことはありません。
Q3: BCCで送る際の注意点はありますか？
BCCで送る際は、以下の点に注意してください。
- 受信者がBCCで送られたことに気づかないため、返信時に他の参加者に誤って返信しないよう注意が必要です。
- 会議の詳細や重要な情報は、BCCで送る前に確認し、必要に応じて個別に連絡することを検討してください。
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まとめ
Outlookで会議招待をBCCで送る方法をご紹介しました。プライバシーを守りつつ、複数の関係者に情報を共有する際に非常に便利な機能です。ぜひ、上記の手順を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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