メールを送る際に、他の受信者に自分のアドレスを知られたくない場合や、複数の人に同じ内容のメールを送る際に便利な「BCC（ブラインド・カーボン・コピー）」機能。今回は、OutlookでBCCを常に表示させる方法と、その活用術について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
OutlookでBCCを常に表示させる方法
Outlookのイメージ
手順1: 新しいメールを作成する
まず、Outlookを開き、「新しいメール」をクリックして、新規メール作成画面を表示します。
手順2: 「オプション」タブを選択する
メール作成画面の上部にある「オプション」タブをクリックします。
手順3: 「表示フィールドの選択」をクリックする
「オプション」タブ内にある「表示フィールドの選択」をクリックし、表示されるリストから「BCC」を選択します。これで、次回から新しいメール作成時にBCC欄が常に表示されるようになります。
BCCの活用術と注意点
他の受信者に自分のアドレスを知られたくないとき
例えば、取引先に自社の上司や関係者のアドレスを知られたくない場合、BCCを活用することで、他の受信者に自分のアドレスを隠すことができます。
一斉送信で受信者のプライバシーを守るとき
多くの人に同じ内容のメールを送る際、BCCを使用することで、受信者同士のメールアドレスを公開せずに済みます。これにより、プライバシーを守りながら情報を共有できます。
メールアドレスの入力ミスに注意する
BCC欄に多くのメールアドレスを入力する際、入力ミスが起こりやすくなります。誤ったアドレスが設定されたまま送信すると、正しい宛先に届かず、場合によっては関係のない相手に重要な情報が漏れてしまう恐れがあります。アドレス帳などを活用してミスを防ぎ、正確なアドレスを確認することが大切です。
メールの送信制限に注意する
Outlookには、「1日あたりの受信者数 5,000人」「メッセージ1通あたりの最大受信者数 500人」という送信制限があります。メールマガジンや取引先への担当者変更の連絡などで、一度に多数の方に向けてメールを送る場合には注意が必要です。1通あたりの送信者数を調整するなど、送信制限に注意してください。
よくある質問や疑問
質問1: BCCに入力したアドレスは他の受信者に見えますか？
いいえ、BCCに入力したアドレスは他の受信者には見えません。これにより、受信者同士のプライバシーを守ることができます。
質問2: BCCを使うとスパムと見なされることがありますか？
はい、BCCを多用するとスパムと見なされることがあります。BCCを使用する際は、必要な場合に限り、適切な件名と内容で送信するよう心掛けましょう。
質問3: BCC欄が表示されない場合、どうすればよいですか？
BCC欄が表示されない場合は、メール作成画面の「オプション」タブから「表示フィールドの選択」をクリックし、「BCC」を選択してください。これで、BCC欄が表示されるようになります。
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まとめ
OutlookでBCCを常に表示させることで、受信者のプライバシーを守りながら、効率的なメール送信が可能になります。特に、複数の人に同じ内容のメールを送る際には、BCCを活用することで、受信者同士のメールアドレスを公開せずに済みます。メールアドレスの入力ミスや送信制限に注意し、適切にBCCを活用しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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