こんにちは！今日は、Outlookを使って複数の人に一度にメールを送るための「グループ作成」方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも安心してできるように、わかりやすく説明しますね。
Outlookでグループを作成するメリット
Outlookのイメージ
まず、なぜグループを作成するのか、そのメリットをお伝えします。
- 毎回同じメンバーにメールを送る手間が省けるグループを作っておけば、宛先にグループ名を入力するだけで、登録された全員にメールが届きます。
- 送信漏れや入力ミスを防げる毎回手動でアドレスを入力する必要がなくなるので、誤送信や漏れを防げます。
- 業務効率がアップ定期的に同じメンバーに連絡を取る場合、グループを活用することで時間と手間を大幅に削減できます。
Outlookでグループを作成する手順
それでは、実際にOutlookでグループを作成する方法をステップごとに見ていきましょう。
- Outlookを開くパソコンでOutlookを起動します。
- 「連絡先」を選択画面下部の「連絡先」アイコンをクリックします。
- 「新しい連絡先グループ」をクリック上部の「ホーム」タブから「新しい連絡先グループ」を選択します。
- グループ名を入力表示されたウィンドウで、グループの名前を入力します。
- メンバーを追加「メンバーの追加」ボタンをクリックし、「Outlookの連絡先から」を選択します。追加したい連絡先を選び、「メンバー」をクリックして追加します。
- 保存して閉じるすべてのメンバーを追加したら、「保存して閉じる」をクリックして完了です。
作成したグループにメールを送る方法
次に、作成したグループに実際にメールを送る方法をご紹介します。
- 新しいメールを作成Outlookの「ホーム」タブから「新しい電子メール」を選択します。
- 宛先にグループを指定メール作成画面で「宛先」欄をクリックし、先ほど作成したグループ名を入力します。候補が表示されたら、それを選択します。
- メール内容を入力件名や本文を入力し、「送信」ボタンをクリックしてメールを送信します。
よくある質問や疑問
Q1: グループにメンバーを追加したり削除したりする方法は？
連絡先グループを開き、「メンバーの追加」や「メンバーの削除」ボタンを使って、メンバーの追加や削除ができます。変更後は「保存して閉じる」をクリックして保存してください。
Q2: グループ名やメンバーを変更したい場合は？
連絡先グループを開き、「名前」や「メンバー」を編集できます。編集後は必ず「保存して閉じる」をクリックして変更を保存してください。
Q3: グループを削除したい場合は？
連絡先グループを右クリックし、「削除」を選択します。削除後は復元できないので注意してください。
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まとめ
Outlookでグループを作成することで、複数の人に一度にメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。特に、同じメンバーに頻繁に連絡を取る場合には非常に便利な機能です。
もし、グループの作成やメールの送信方法についてさらに詳しい説明が必要な場合や、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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