こんにちは！今日は、Microsoft Outlookを使って、簡単に投票を作成し、その結果を追跡する方法をご紹介します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、安心して実践できる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
Outlookで投票を作成する方法
Outlookのイメージ
まずは、Outlookで投票を作成する手順を見ていきましょう。
1. 新しいメールを作成する
新しいメールを作成するには、Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
2. 「挿入」タブを選択し、「投票」をクリック
メール作成画面で、「挿入」タブを選択し、その中の「投票」をクリックします。
3. 投票の質問と選択肢を入力
表示されるウィンドウで、投票の質問と選択肢を入力します。選択肢は複数追加できます。
4. 「送信」をクリックして投票を送信
設定が完了したら、「送信」をクリックして、投票を含むメールを送信します。
投票結果を確認する方法
次に、送信した投票の結果を確認する方法をご紹介します。
1. 「送信済みアイテム」から該当のメールを開く
Outlookの「送信済みアイテム」フォルダから、投票を含むメールを開きます。
2. 「追跡」をクリック
メールの上部にある「追跡」ボタンをクリックします。
3. 結果を確認
表示されるウィンドウで、投票の結果を確認できます。必要に応じて、Excelにエクスポートして詳細分析も可能です。
注意点と便利な活用方法
投票機能を活用する際の注意点と、便利な活用方法をご紹介します。
1. 外部の受信者には投票結果が表示されない場合がある
組織外の受信者には、投票結果がメール内で表示されないことがあります。その場合、メール内のリンクから結果を確認してもらうように案内しましょう。
2. 会議のスケジュール調整に活用
会議の日時を複数の候補から選んでもらう際に、投票機能を活用すると、参加者の意見を効率よく集めることができます。
3. チーム内の意見収集に活用
プロジェクトの進行状況や、次のステップについてチームメンバーの意見を集める際にも、投票機能は非常に便利です。
よくある質問
Q1: 投票機能はどのバージョンのOutlookで利用できますか？
Outlook 2016以降のバージョンで利用可能です。Microsoft 365のサブスクリプションが必要な場合があります。
Q2: 投票の選択肢は最大でいくつまで設定できますか？
最大で25個の選択肢を設定できます。通常のアンケートや意見収集には十分な数です。
Q3: 投票結果をExcelにエクスポートする方法は？
投票結果を確認した後、「追跡」ウィンドウから「Excelにエクスポート」を選択することで、結果をExcel形式で保存できます。
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まとめ
Outlookの投票機能を使えば、簡単に意見を集めたり、会議のスケジュール調整を行ったりすることができます。操作も直感的で、初心者の方でも安心して利用できます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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