皆さん、こんにちは。突然ですが、大切なメールや連絡先が消えてしまったら、とても困りますよね。特に、パソコンやスマートフォンの操作があまり得意でない方にとって、データのバックアップは難しく感じるかもしれません。でも、ご安心ください。今回は、Outlookのデータを自動でバックアップし、しかも差分だけを更新する方法を、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。
Outlookのバックアップがなぜ必要なのか？
Outlookのイメージ
まず、なぜOutlookのバックアップが必要なのでしょうか？Outlookには、以下のような大切な情報が含まれています。
- 大切なメール
- ビジネスやプライベートの連絡先
- 重要な予定が詰まったカレンダー
これらのデータが、パソコンの故障やウイルス感染などで失われてしまうと、大変なことになります。ですから、定期的なバックアップがとても重要なのです。
差分バックアップとは？
バックアップにはいくつかの方法がありますが、差分バックアップという言葉を聞いたことがありますか？これは、前回のバックアップ以降に変更や追加があったデータだけをバックアップする方法です。これにより、以下のメリットがあります。
- バックアップにかかる時間が短くなる
- 保存に必要な容量を節約できる
つまり、毎回すべてのデータをバックアップするのではなく、変更があった部分だけを保存するので、効率的なんですね。
Outlookの差分バックアップを自動化する方法
では、具体的にOutlookの差分バックアップを自動で行う方法をご紹介します。初心者の方でも簡単にできる手順ですので、一緒にやってみましょう。
1. 専用のバックアップソフトを使う
手動でバックアップを取るのは手間がかかりますし、忘れてしまうこともあります。そこで、EaseUS Todo Backupという無料のソフトを使って、自動で差分バックアップを設定してみましょう。
- まず、EaseUS Todo Backupをインストールします。
- ソフトを起動し、メイン画面で「アプリケーション」をクリックします。
- 表示された一覧から「Microsoft Outlook」を選択します。
- バックアップの保存先を指定します。外付けハードディスクやUSBメモリなどがおすすめです。
- 「スケジュール」をクリックして、バックアップの頻度を設定します。例えば、毎日や毎週など、お好みの頻度を選びましょう。
- 「バックアップ方式」で「差分バックアップ」を選択します。
- 設定が完了したら、「今すぐバックアップ」をクリックして、初回のバックアップを開始します。
これで、一度設定すれば自動的に差分バックアップが行われるようになります。とても便利ですね。
2. 手動でバックアップを取る方法
もし、ソフトのインストールが難しいと感じる場合は、Outlookの機能を使って手動でバックアップを取ることもできます。
- Outlookを開き、左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 「開く/エクスポート」を選び、「インポート/エクスポート」をクリックします。
- 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 「Outlookデータファイル（.pst）」を選び、「次へ」をクリックします。
- バックアップしたいフォルダーを選択し、「次へ」をクリックします。
- 保存場所を指定し、「完了」をクリックします。
この方法では、手動での操作が必要ですが、特別なソフトを使わずにバックアップを取ることができます。
よくある質問や疑問
Q1. バックアップを取る頻度はどれくらいが良いですか？
データの更新頻度によりますが、一般的には週に1回程度のバックアップがおすすめです。重要なデータが頻繁に更新される場合は、毎日のバックアップを検討してください。
Q2. バックアップデータはどこに保存すれば良いですか？
パソコン本体とは別の場所に保存することをおすすめします。例えば、外付けハードディスクやUSBメモリ、クラウドストレージなどが安全です。
まとめ
いかがでしたか？Outlookのデータを守るためには、定期的なバックアップが欠かせません。特に、差分バックアップを自動化することで、手間をかけずに大切な情報を守ることができます。今回ご紹介した方法をぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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