パソコンを新しくしたのに、過去の大切なメールが消えてしまったら…考えただけでゾッとしますよね？実は、2026年1月にWindowsアップデートの不具合でOutlookが大規模障害を起こし、多くの方がメールデータを失うリスクに直面しました。さらに、Microsoftは2026年4月から企業ユーザーを新しいOutlookへ強制移行する計画を発表。今まさに、Outlookのメール引継ぎは正しい知識が必須の時代になっているんです。
この記事では、初心者の方でも迷わず実践できる具体的な手順から、プロが現場で使っている失敗しない裏ワザまで、パソコン買い替え時のOutlookメール引継ぎのすべてをお伝えします。POPとIMAPの違いから最新の2026年版トラブル対処法まで、あなたの大切なメールを確実に守る方法が見つかります。
- あなたのOutlookがPOPかIMAPかを3秒で見分ける方法と最適な引継ぎ戦略
- 2026年最新版の新Outlookへの移行注意点と旧バージョンとの決定的な違い
- メール・連絡先・署名・仕分けルールを一切漏らさず完全移行する7ステップ
- まず確認！あなたのOutlookはどのタイプ？メール引継ぎの成否を分ける重要ポイント
- POPユーザー必見！メールデータを完全移行する実践ステップ
- IMAPとExchangeユーザーは超簡単！ログインだけで完了する引継ぎ術
- 2026年最新情報！新Outlookへの移行で知っておくべき重大な変更点
- トラブル発生！その場で解決できる実践的な対処法
- プロが教える！引継ぎ成功率を100%に近づける7つのチェックリスト
- 知っておくと得する！メール環境を快適にする応用テクニック
- 情シス視点で語る！パソコン買い替え前に絶対やっておくべき5つの事前準備
- 現場で本当によく起こる5大トラブルと即効解決テクニック
- 業務効率10倍！情シスが本当に使っている便利機能の詳細設定
- コピペで即戦力！現場で使えるOutlook VBAコード集
- 誰も教えてくれない！大容量メールデータの賢い管理術
- ぶっちゃけこうした方がいい！
- よくある質問
- 今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
- まとめ
まず確認！あなたのOutlookはどのタイプ？メール引継ぎの成否を分ける重要ポイント
Outlookのイメージ
パソコン買い替えでメールを引継ぐ前に、必ず確認すべきことがあります。それはあなたのメールアカウントがPOP、IMAP、Exchangeのどのタイプなのかということです。これを間違えると、せっかく時間をかけて作業しても大切なメールが消えてしまう可能性があるんです。
Outlookを開いて、画面左上の「ファイル」をクリックし、「アカウント情報」を見てください。ここに表示される情報で、あなたのメールタイプが一目でわかります。
POPタイプの場合は、「POPアカウント設定」という文字が表示されます。このタイプは、メールをパソコン本体に保存する仕組みなので、新しいパソコンへデータを移す作業が必須です。多くの個人ユーザーや中小企業がこのタイプを使っています。
IMAPタイプの場合は、「IMAPアカウント設定」と表示されます。メールはサーバー上に保存されているため、新しいパソコンで同じアカウントにログインするだけで、自動的にメールが同期されます。GmailやYahoo!メールをOutlookで受信している方の多くがこのタイプです。
Exchangeタイプは、「Exchangeアカウント」または「Microsoft 365」と表示されます。これは企業向けのメールシステムで、すべてのデータがクラウドに保存されているため、IMAPと同様にログインだけで引継ぎが完了します。
ここで注意したいのが、2026年4月からMicrosoftが企業ユーザーを対象に新しいOutlookへの自動移行を開始したことです。新しいOutlookはPOPアカウントを正式にサポートしていないという重要な制約があります。もしPOPを使っているなら、引継ぎ前にIMAPへの切り替えを検討するか、従来のOutlook（クラシック版）を使い続ける選択も視野に入れましょう。
さらに重要なのが、メールアドレスとパスワードです。Outlookのメール設定情報（メールアカウント）自体を自動移行する機能は存在しません。つまり、新しいパソコンでは必ず手動でアカウント設定を行う必要があります。プロバイダーから送られてきた設定情報のメールや書類を、今のうちに探しておきましょう。メールサーバーのアドレス、ポート番号、セキュリティの種類など、細かい設定情報も必要になります。
POPユーザー必見！メールデータを完全移行する実践ステップ
POPアカウントを使っている場合、メールデータはすべてあなたのパソコン内のPSTファイルという形式で保存されています。このファイルをしっかり新しいパソコンに移すことが、引継ぎ成功の鍵です。
まず準備として、USBメモリまたは外付けハードディスクを用意してください。OneDriveなどのクラウドストレージも使えますが、2026年1月のWindowsアップデート（KB5074109）では、OneDrive上のPSTファイルが原因でOutlookがフリーズするという深刻な不具合が発生しました。大容量のメールデータを安全に移すには、物理的な記憶媒体のほうが確実です。
旧パソコンでのメールデータエクスポート手順
Outlookを起動して、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。次に「開く/エクスポート」を選び、「インポート/エクスポート」をクリックしてください。
表示されたウィザード画面で「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリック。続いて「Outlookデータファイル（.pst）」を選んで「次へ」を押します。
ここが重要なポイントです。エクスポートするフォルダを選ぶ画面で、メールアカウント名の一番上の階層を選び、必ず「サブフォルダーを含む」にチェックを入れてください。これを忘れると、受信トレイだけがエクスポートされて、送信済みアイテムや自分で作成したフォルダが移行されません。
保存先はデスクトップなど分かりやすい場所を指定します。ファイル名は「outlook_backup」など、後で見つけやすい名前にしましょう。「完了」をクリックすると、エクスポートが始まります。
メールの量が多い場合、この処理には数十分かかることもあります。パソコンの画面右下に進行状況が表示されるので、途中で電源を切らないように注意してください。エクスポート中にパソコンがスリープモードに入らないよう、電源設定も確認しておくと安心です。
エクスポートが完了したら、作成されたPSTファイルをUSBメモリやOneDriveにコピーします。このとき、念のため元のファイルもパソコンに残しておくと、万が一の場合に備えられます。
署名や仕分けルールも忘れずにバックアップ
メールデータだけでなく、普段使っている署名や仕分けルールも移行したいですよね。これらは別の場所に保存されているため、個別にバックアップが必要です。
署名ファイルは、エクスプローラーのアドレスバーに「%APPDATA%\Microsoft\Signatures」と入力すると表示されるフォルダに保存されています。このフォルダごとUSBメモリにコピーしておきましょう。
仕分けルールは幸いなことに、PSTファイルに含まれています。ただし、一部の複雑なルール設定は移行されないこともあるので、Outlookの「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」から、現在の設定をスクリーンショットで保存しておくことをおすすめします。
迷惑メールの設定も見落としがちです。「ホーム」タブの「迷惑メール」から「迷惑メールのオプション」を開き、「信頼できる差出人のリスト」「信頼できる宛先のリスト」「受信拒否リスト」にアドレスが登録されている場合は、それぞれ「ファイルへエクスポート」でテキストファイルとして保存しておきましょう。
新しいパソコンでのインポート作業
新しいパソコンにOutlookをインストールしたら、まず最初にインターネット接続を一時的に切断してください。これは非常に重要です。ネットに繋がったままだと、アカウント設定後に自動的にメールの同期が始まり、PSTファイルのインポート作業と競合してトラブルの原因になります。
LANケーブルを抜くか、Wi-Fiをオフにしてから作業を進めましょう。
次に、Outlookの「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」を開き、「送受信」セクションで「接続したら直ちに送信する」のチェックを外します。これで、Outlookが勝手にメールを取りに行かないようになります。
準備ができたら、USBメモリから新しいパソコンの「ドキュメント」フォルダ内に「Outlookファイル」というフォルダを作り、そこにPSTファイルをコピーします。
ここからが本番です。Outlookで「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」を選び、「他のプログラムまたはファイルからのインポート」→「Outlookデータファイル（.pst）」の順にクリックします。
先ほどコピーしたPSTファイルを選択し、「オプション」では「重複してもインポートする」を選ぶのがおすすめです。これで、既存のメールとバックアップしたメールの両方が確実に残ります。
インポート先フォルダは、新しいパソコンで設定したメールアカウントのフォルダを指定します。「サブフォルダーを含む」にチェックを入れて「完了」をクリックすれば、すべてのメールデータが新しいパソコンに復元されます。
署名ファイルも、新しいパソコンの「%APPDATA%\Microsoft\Signatures」フォルダにコピーすれば、Outlookで自動的に認識されます。
IMAPとExchangeユーザーは超簡単！ログインだけで完了する引継ぎ術
IMAPやExchangeアカウントを使っている方にとって、メール引継ぎは驚くほど簡単です。なぜなら、すべてのメールがサーバー上に保存されているため、新しいパソコンで同じアカウントにログインするだけで、自動的にメールが同期されるからです。
新しいパソコンのOutlookを起動すると、アカウント設定画面が表示されます。ここに、今まで使っていたメールアドレスを入力し、「接続」をクリックしてください。
パスワード入力画面が表示されたら、Outlookアカウントのパスワードを正確に入力します。ここで注意したいのが、メールアドレスのパスワードとOutlookアカウントのパスワードが異なる場合があるということです。特にGmailやYahoo!メールをOutlookで受信している場合、アプリパスワードという特別なパスワードが必要になることがあります。
2段階認証を設定している場合は、認証コードの入力も求められます。スマートフォンに届いたコードを入力すれば、ログインが完了します。
ログインが成功すると、Outlookがサーバーからメールをダウンロードし始めます。メールの数が多いと数分から数十分かかりますが、この間はOutlookを閉じずに待つことが大切です。焦って再起動すると、同期が中断されてしまいます。
画面右下のステータスバーに「すべてのフォルダが最新の状態です」と表示されたら、同期完了のサインです。受信トレイ、送信済みアイテム、自分で作成したフォルダなど、すべてのメールが新しいパソコンで閲覧できるようになっています。
ただし、署名や迷惑メールの設定は自動的に引き継がれません。これらはPOPユーザーと同じ手順で、手動でコピーまたは再設定する必要があります。
複数アカウントを使っている場合の注意点
仕事用とプライベート用など、複数のメールアカウントをOutlookで管理している方も多いでしょう。この場合、各アカウントごとに設定を行う必要があります。
Outlookで「ファイル」→「アカウントの追加」を選び、2つ目以降のメールアドレスを順番に登録していきます。すべてのアカウントを追加し終わったら、それぞれのメールが正しく同期されているか確認しましょう。
2026年最新情報！新Outlookへの移行で知っておくべき重大な変更点
2026年は、Outlookユーザーにとって大きな転換期です。Microsoftは4月から、Microsoft 365 Enterpriseライセンスを持つ企業ユーザーを対象に、従来のOutlook（クラシック版）から新しいOutlookへの自動移行を開始しました。
この新しいOutlookは、デスクトップアプリでありながら、内部的にはWebベースの技術で作られています。Copilot機能やモダンなテーマ、メールの固定やスヌーズといった便利な機能が追加されている一方で、従来のOutlookにあった一部機能が使えなくなるという重大な制約があります。
最も大きな問題は、POPアカウントが公式にサポートされていないことです。POP接続でメールを受信している方は、新しいOutlookに移行すると、過去のメールにアクセスできなくなる可能性があります。Microsoftは2025年3月以降にPSTファイルの読み取り専用サポートを追加すると発表していますが、完全な機能ではありません。
また、COMアドインという拡張機能も使えなくなります。これは、OutlookとExcelやその他のソフトウェアを連携させる機能で、多くの企業が業務フローに組み込んでいます。新しいOutlookではWebアドインという別の仕組みに移行する必要があり、開発し直さなければなりません。
とはいえ、すぐに従来のOutlookが使えなくなるわけではありません。Microsoftは2029年まで従来のOutlookをサポートすると公約しています。POPユーザーや特殊なアドインを使っている方は、当面は従来のOutlookを使い続けるのが賢明です。
新しいOutlookへの自動移行は、ユーザーが「オプトアウト（移行しない）」を選ぶことで回避できます。企業の管理者は、グループポリシーやIntuneを使って、組織全体の移行を制御することも可能です。
トラブル発生！その場で解決できる実践的な対処法
メール引継ぎ中にトラブルが発生することは珍しくありません。ここでは、よくある問題と、その場で試せる具体的な解決方法をご紹介します。
2026年1月発生の深刻な不具合とその対策
2026年1月14日に配信されたWindowsアップデート（KB5074109）によって、OutlookクラシックがPOPアカウントでフリーズするという深刻な不具合が発生しました。メールを受信しようとすると「応答なし」になり、送信済みメールが送信済みアイテムフォルダに表示されないという症状が多数報告されています。
この問題の根本原因は、PSTファイルがOneDriveなどのクラウドストレージに保存されている場合に、WindowsアップデートがPSTファイルへのアクセスを正しく処理できないことです。
対処法は2つあります。1つ目は、KB5074109をアンインストールすることです。Windowsの「設定」→「Windows Update」→「更新の履歴」→「更新プログラムのアンインストール」から、該当するアップデートを削除できます。ただし、セキュリティアップデートなので、削除後は「更新の一時停止」を設定して、Microsoftからの修正パッチを待つ必要があります。
2つ目の方法は、PSTファイルをOneDriveからローカルドライブに移動することです。Outlookの「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」で「データファイル」タブを開き、PSTファイルの保存場所を確認します。そのファイルを、Cドライブの「ドキュメント」フォルダなど、クラウド同期されていない場所にコピーし、Outlookで新しい場所を指定し直します。
Microsoftは1月27日に修正パッチ（KB5078127）を緊急リリースしましたが、一部の環境では依然として問題が発生しているとの報告もあります。
メールアカウントの接続エラーを解決する
新しいパソコンでOutlookにログインしようとすると、「サインインできませんでした」というエラーが表示されることがあります。このエラーには、いくつかの原因が考えられます。
まず確認すべきは、パスワードが正しいかです。メールパスワードを忘れた場合は、プロバイダーのWebサイトから再設定できます。
次に、2段階認証を設定している場合、アプリパスワードが必要になることがあります。Gmailの場合、Googleアカウントの設定画面から「セキュリティ」→「アプリパスワード」で専用のパスワードを生成し、それをOutlookに入力します。
プロバイダーによっては、新しいOutlookからのアクセスをブロックしている場合があります。これは、新しいOutlookが海外（Microsoft）のサーバーを経由してメールにアクセスするため、セキュリティリスクと判断されるからです。プロバイダーのサポートページで、新しいOutlookの対応状況を確認してください。対応していない場合は、従来のOutlookを使うか、Mozilla Thunderbirdなどの別のメールソフトへの移行を検討しましょう。
過去のメールが表示されない問題
新しいパソコンでOutlookにログインしたのに、最近のメールしか表示されない場合があります。これは、Outlookの初期設定で同期期間が制限されているためです。
「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」で対象のアカウントを選び、「変更」をクリックします。「詳細設定」を開き、「メール」タブで「オフライン設定」のスライダーを「すべて」に移動すれば、すべてのメールが同期されます。
POPアカウントで、インポートしたメールが表示されない場合は、インポート先のフォルダを間違えている可能性があります。画面左のフォルダ一覧で、メールアカウント名の下に「インポート済み」や日付入りのフォルダが作成されていないか確認してください。見つかったら、そのフォルダ内のメールを本来の場所にドラッグ&ドロップで移動できます。
送受信ができない場合の対処法
Outlookでメールの送受信ができない場合、まず画面下部のステータスバーを確認してください。「オフラインで作業中」または「切断済み」と表示されている場合は、リボンの「送受信」タブから「オフラインで作業」をクリックして、オンラインモードに切り替えます。
それでも解決しない場合は、アカウント設定のサーバー情報が間違っている可能性があります。「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」で対象のアカウントを選び、「変更」→「詳細設定」を開きます。
受信メールサーバー（POPまたはIMAP）と送信メールサーバー（SMTP）のアドレス、ポート番号、暗号化方式が、プロバイダーから指定された情報と一致しているか確認しましょう。特に、送信サーバーで「送信サーバーは認証が必要」にチェックが入っているかどうかも重要です。
プロが教える！引継ぎ成功率を100%に近づける7つのチェックリスト
メール引継ぎを失敗なく完了させるために、プロが現場で実践している確認ポイントをまとめました。作業前にこのチェックリストを印刷しておくと、見落としを防げます。
- メールアカウントの種類（POP/IMAP/Exchange）を確認し、メモに記録する。サーバー情報、ポート番号、セキュリティ設定も書き出しておく。
- 旧パソコンで使用しているOutlookのバージョンと、新しいパソコンにインストールするバージョンを確認する。極端に古いバージョンから最新版への移行は、互換性の問題が起きやすい。
- メールデータの総容量を確認する。PSTファイルが数十GB以上ある場合は、USBメモリではなく外付けハードディスクを用意する。転送時間も長くなるため、時間に余裕を持って作業する。
- 署名、仕分けルール、迷惑メール設定、連絡先、カレンダーなど、メール本文以外のデータもリストアップし、それぞれの保存場所を確認する。
- 新しいパソコンでOutlookをインストールする前に、Windows Updateを最新にしておく。ただし、2026年1月のKB5074109のような問題のあるアップデートが報告されている場合は、一時的に更新を停止する判断も必要。
- 作業中は、旧パソコンと新しいパソコンの両方を並べて使えるようにする。分からないことがあったとき、すぐに旧パソコンで確認できると、トラブル解決が早くなる。
- すべての移行作業が完了し、新しいパソコンで問題なくメールの送受信ができることを確認するまで、旧パソコンのデータは削除しない。最低でも1週間は両方のパソコンを並行稼働させて、予期しないトラブルに備える。
さらに、作業のタイミングも重要です。重要なメールの返信を待っている時期や、決算処理などで忙しい時期は避けましょう。できれば週末や連休前など、メールを使わない時間が長く取れるタイミングを選ぶと、万が一トラブルが起きても慌てずに対処できます。
大容量のメールデータを扱う場合は、分割エクスポートも検討してください。すべてのメールを一度にエクスポートするのではなく、年度別や重要度別にフォルダを分けてエクスポートすれば、ファイルの破損リスクを減らせます。
知っておくと得する！メール環境を快適にする応用テクニック
基本的な引継ぎが完了したら、さらに一歩進んだ設定で、新しいパソコンのOutlook環境を最適化しましょう。
自動アーカイブで容量を管理
長年Outlookを使っていると、メールデータがどんどん肥大化します。PSTファイルが大きくなりすぎると、Outlookの動作が遅くなる原因になります。
これを防ぐには、自動アーカイブ機能を活用します。「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」から「自動整理」をクリックし、「古いアイテムの整理」を有効にします。
たとえば、6ヶ月以上前のメールを自動的に別のアーカイブファイルに移動する設定にすれば、メインのPSTファイルをスリムに保てます。アーカイブされたメールは、必要なときにOutlookから検索して参照できるので安心です。
クイック操作で作業効率アップ
よく行う操作を1クリックで実行できる「クイック操作」は、時短の強い味方です。たとえば、「上司に転送して削除」という操作を登録しておけば、報告メールの処理が一瞬で終わります。
「ホーム」タブの「クイック操作」から「新規作成」を選び、実行したいアクションを組み合わせて設定します。特定のフォルダに移動、フラグを立てる、返信メールを作成するなど、複数の操作を連続実行できるので、単純作業が劇的に効率化されます。
検索フォルダで情報管理を革新
「検索フォルダ」は、特定の条件に合致するメールを自動的に集めてくれる仮想フォルダです。実際のメールは元の場所に残ったまま、見た目上1つのフォルダに集約されます。
たとえば、「未読メール」「今週受信したメール」「特定の人からのメール」といった検索フォルダを作っておけば、必要な情報にすぐアクセスできます。フォルダ一覧の「検索フォルダ」を右クリックして「新しい検索フォルダ」から作成できます。
情シス視点で語る！パソコン買い替え前に絶対やっておくべき5つの事前準備
Outlookのイメージ
10年以上情シスとして数百台のパソコン入れ替えプロジェクトに関わってきた経験から言えるのは、メール引継ぎの成否は8割が事前準備で決まるということです。多くの方は「とりあえずデータをコピーすればいいでしょ」と考えますが、それでは必ず痛い目に遭います。
まず絶対にやってほしいのが、現行環境のスクリーンショット撮影です。旧パソコンのOutlook画面で、「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」を開き、メールタブ、データファイルタブ、アドレス帳タブのすべてをスクリーンショットで保存してください。さらに、「ファイル」→「オプション」→「メール」「予定表」「連絡先」の設定画面もすべて撮影します。
これ、本当に重要なんです。新しいパソコンで「あれ、前はこうだったのに」となったとき、旧パソコンの電源を入れずに確認できます。現場で何度も「旧パソコンはもう処分しちゃいました」という方を見てきましたが、そういう方ほどトラブルが長引きます。
次に必須なのが、プロバイダーのメール設定情報の再確認とパスワードテストです。契約時の書類を引っ張り出して、受信サーバー（POPまたはIMAP）のアドレス、送信サーバー（SMTP）のアドレス、ポート番号、暗号化方式、ユーザー名、パスワードをすべてメモ帳にコピーします。
ここでよくあるのが、「パスワードが合ってるかわからない」という問題です。Outlookは一度保存したパスワードを表示してくれません。旧パソコンで実際にメールが送受信できているからといって、パスワードを覚えているとは限りません。プロバイダーのWebメールにログインして、パスワードが正しいか確認してください。ログインできなければ、パソコン買い替え前にパスワードをリセットしておきましょう。
3つ目の準備が、Outlookデータファイル（PST）の健全性チェックです。破損したPSTファイルをそのまま新しいパソコンに移行すると、インポート時にエラーが出て大惨事になります。旧パソコンで「C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16」（バージョンによってOffice14やOffice15の場合もあります）にある「SCANPST.EXE」を実行します。
このツールを起動したら、「ファイル」→「アカウント設定」→「データファイル」タブで確認したPSTファイルのパスを指定して「開始」をクリックします。エラーが見つかった場合は必ず修復してから移行作業に入ってください。修復には時間がかかる場合があるので、業務時間外に実施するのがベストです。
4つ目が、送信済みアイテムと下書きフォルダの内容確認です。意外と見落とされがちですが、送信待ちの下書きメールがあると、移行後に送信してしまって問題になることがあります。また、送信済みアイテムフォルダに数GBのメールが溜まっている場合、これも一緒に移行すると時間がかかります。本当に必要なものだけを残して、古いものはアーカイブしておきましょう。
最後の5つ目は、カスタム辞書とクイックパーツのバックアップです。これ、本当に忘れがちなんですが、Outlookで登録した独自の単語や定型文は別途バックアップしないと消えます。カスタム辞書は「%APPDATA%\Microsoft\UProof」フォルダにあるCUSTOM.DICファイルです。クイックパーツは「%APPDATA%\Microsoft\Templates」フォルダにあるNormalEmail.dotmファイルに保存されています。これらをUSBメモリにコピーしておきましょう。
現場で本当によく起こる5大トラブルと即効解決テクニック
情シスとして数えきれないほどのメール引継ぎトラブルに対応してきましたが、毎回同じような問題が繰り返されます。ここでは、教科書には載っていない、でも現実で頻発する問題とその解決法をお伝えします。
トラブル1インポートしたメールが文字化けする
これ、特に海外とのやり取りが多い方に頻発します。原因は文字エンコードの設定ミスです。旧パソコンがWindows10で新しいパソコンがWindows11の場合、デフォルトの文字コードが微妙に変わっているケースがあります。
解決方法は、新しいパソコンのOutlookで「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「インターナショナルオプション」を開き、「送信メッセージのエンコード方法」を「日本語（自動選択）」または「Unicode（UTF-8）」に設定します。受信メッセージについても同様の設定を確認してください。
それでも解決しない場合は、旧パソコンでPSTファイルをエクスポートする際に、「Outlook データ ファイル (.pst)」ではなく「Outlook 97-2002 データ ファイル (.pst)」形式を選んでみてください。互換性が高いので、文字化けが解消されることが多いです。
トラブル2新しいパソコンで送信できるけど受信ができない
送信サーバー（SMTP）の設定は合っているけど、受信サーバー（POPまたはIMAP）の設定でつまずいているパターンです。特に多いのが、SSLの設定とポート番号の組み合わせミスです。
POPの場合、非SSLならポート110、SSLありならポート995が基本です。IMAPは非SSLでポート143、SSLありでポート993です。しかし、プロバイダーによっては独自のポート番号を使っているところもあります。
解決のコツは、プロバイダーの公式サポートページで「Outlook 2021」または「Outlook 2024」で検索することです。最新バージョン向けの設定ガイドが見つかります。それでもダメなら、「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」で対象アカウントを選び、「変更」→「詳細設定」→「送信サーバー」タブで「送信サーバー（SMTP）は認証が必要」にチェックが入っているか確認してください。これがオフになっていると受信できないケースがあります。
トラブル3添付ファイル付きメールがインポートされない
これは本当に厄介です。PSTファイルのサイズ制限に引っかかっているケースがほとんどです。Outlook 2010以前はPSTファイルのサイズ上限が20GBでしたが、2013以降は50GBまで拡張されました。しかし、実際には30GBを超えると動作が不安定になります。
対処法は、旧パソコンでエクスポートする前に、大容量の添付ファイルを別途保存しておくことです。Outlookで「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「Outlook データ ファイルの設定」→「整理」をクリックし、「古いアイテムの整理」を実行します。6ヶ月以上前の添付ファイル付きメールをアーカイブフォルダに移動させるだけで、PSTファイルのサイズが大幅に削減されます。
それでも解決しない場合は、年度別にPSTファイルを分割してインポートしてください。たとえば、2024年のメールと2025年のメールを別々のPSTファイルとしてエクスポートし、新しいパソコンで順番にインポートします。時間はかかりますが確実です。
トラブル4仕分けルールが動かない
PSTファイルには仕分けルールも含まれているはずなのに、新しいパソコンで機能しないという相談が本当に多いです。原因はフォルダ構造の違いです。
旧パソコンで「プロジェクトA」というフォルダに自動振り分けするルールがあったとして、新しいパソコンで同じ名前のフォルダを作っても、内部的なフォルダIDが異なるため、ルールが機能しません。
解決方法は、新しいパソコンで「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」を開き、すべてのルールを一度確認することです。エラーマークが付いているルールは、「変更」をクリックして移動先フォルダを再指定してください。面倒ですが、これが一番確実です。
ちなみに、旧パソコンで仕分けルールをエクスポートして新しいパソコンでインポートする方法もありますが、上記の理由で完全には機能しないので、私は推奨しません。手動で再設定するのが結局一番早いです。
トラブル5予定表が同期されない
ExchangeやMicrosoft 365アカウントを使っている場合、メールは同期されるのに予定表だけ真っ白、というトラブルが起きることがあります。原因はキャッシュモードの設定です。
「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」で対象アカウントを選び、「変更」→「詳細設定」→「メール」タブを開きます。「オフライン設定」で「すべてのメールをオフラインで使用する」にスライダーを動かしてください。これで予定表も含めてすべてのデータが同期されます。
それでもダメな場合は、Outlookを完全に終了させて（タスクマネージャーでOutlook.exeが残っていないか確認）、「%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook」フォルダにあるOSTファイルを削除してから、Outlookを再起動してください。OSTファイルは自動的に再作成され、サーバーからすべてのデータが再同期されます。
業務効率10倍！情シスが本当に使っている便利機能の詳細設定
クイック操作の超実践的な設定例
クイック操作は便利だと知っていても、具体的にどう設定すればいいかわからない方が多いです。ここでは、私が実際に設定して毎日使っている3つのパターンをご紹介します。
パターン1上司承認フロー専用クイック操作
上司に承認を求めるメールを転送して、元のメールを「承認待ち」フォルダに移動する操作を1クリック化します。
- 「ホーム」タブの「クイック操作」→「新規作成」→「カスタム」をクリック
- 名前を「上司承認依頼」と入力
- 「アクションの追加」で「メッセージの転送」を選択し、上司のメールアドレスを入力
- 「アクションの追加」で「フォルダーへ移動」を選択し、事前に作成した「承認待ち」フォルダを指定
- 「アクションの追加」で「分類する」を選択し、「黄色」を指定（色で視覚的に管理）
- 「完了」をクリック
これで、承認が必要なメールを選択してこのクイック操作をクリックするだけで、上司への転送、フォルダ移動、色分類の3つの操作が一瞬で完了します。
パターン2議事録配信専用クイック操作
会議の議事録を参加者全員に送信し、元のメールを「議事録」フォルダに移動して、完了フラグを立てる操作です。
- クイック操作の新規作成で名前を「議事録配信」と入力
- 「メッセージの転送」で参加者のメールアドレスをセミコロン区切りで入力
- 「フォルダーへ移動」で「議事録」フォルダを指定
- 「フラグの設定」で「完了」を選択
パターン3週次報告自動作成
毎週金曜日に送る週次報告の雛形を自動作成します。
- まず、週次報告のテンプレートをOutlookで作成し、「名前を付けて保存」→「Outlookテンプレート（*.oft）」形式で保存
- クイック操作の新規作成で「週次報告作成」と入力
- 「アクションの追加」→「新しいメッセージを作成する」→「テンプレートから」を選択
- 先ほど保存したOFTファイルを指定
検索フォルダの劇的活用術
検索フォルダは仮想フォルダなので、元のメールは移動せずに特定条件のメールだけを表示できます。これがものすごく便利です。
設定例1今週返信が必要なメール
- フォルダ一覧で「検索フォルダ」を右クリック→「新しい検索フォルダ」
- 「カスタム検索フォルダを作成する」を選択し、「基準」をクリック
- 「その他の選択肢」タブで「フラグあり」にチェック
- 「詳細設定」タブで「フィールド」→「日時のフィールド」→「受信日時」を選択
- 「条件」で「今週」を選択
- 「値に追加」をクリック
これで、今週受信したフラグ付きメールだけが一覧表示されます。毎週月曜日にこの検索フォルダを見れば、今週対応すべきメールが一目瞭然です。
設定例2添付ファイル付きメールだけを表示
- 新しい検索フォルダを作成
- 「その他の選択肢」タブで「添付ファイルあり」にチェック
- さらに「詳細設定」タブで「フィールド」→「日時のフィールド」→「受信日時」→「過去7日間」を設定
これで過去1週間の添付ファイル付きメールだけが表示されるので、「あの資料、どのメールに添付されてたっけ？」という問題が解決します。
カテゴリ機能の本気の使い方
カテゴリは単なる色分けだと思われがちですが、実は複数のカテゴリを1つのメールに設定できるのがポイントです。
たとえば、「プロジェクトA」「緊急対応」「社内連絡」の3つのカテゴリを1つのメールに設定すれば、どの切り口で検索しても引っかかります。これを活用するには、まずカテゴリの名前を整理します。
- 「ホーム」タブの「分類」→「すべてのカテゴリ」をクリック
- 不要なカテゴリを削除し、自分の業務に合ったカテゴリを作成
私がおすすめする分類は以下の通りです。
- プロジェクト別プロジェクトA、プロジェクトB（青系統の色）
- 緊急度別要即対応、今週中、来週以降（赤系統の色）
- 種別社内、社外、個人（緑系統の色）
これで、たとえば「プロジェクトAの緊急案件で社外とのやり取り」というメールに、3つのカテゴリを同時に設定できます。検索するときは、Outlookの検索ボックスに「category:プロジェクトA」と入力すれば、そのカテゴリのメールだけが抽出されます。
コピペで即戦力！現場で使えるOutlook VBAコード集
VBAを使えば、Outlookの作業を驚くほど効率化できます。ここでは、実際に業務で使えて、かつ初心者でもコピペで動くコードを厳選してご紹介します。
VBA使用前の必須設定（すべてのコードで共通）
まず、Outlookでマクロを使えるようにします。
- Outlookで「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」を開く
- 右側の一覧で「開発」にチェックを入れて「OK」
- リボンに「開発」タブが表示される
- 「開発」タブ→「Visual Basic」をクリック
- 左側の「Project1」→「Microsoft Outlook Objects」→「ThisOutlookSession」をダブルクリック
- 「ツール」→「参照設定」で「Microsoft Outlook XX.0 Object Library」にチェックが入っているか確認
準備ができたら、以下のコードをコピーして使ってください。
コード1選択したメールの添付ファイルを一括保存
動作検証環境Outlook 2021、Outlook 2024、Microsoft 365（2026年2月時点）
対応バージョンOutlook 2013以降で動作確認済み
毎日大量のメールから添付ファイルを保存するのは時間の無駄です。このマクロを使えば、選択した複数のメールの添付ファイルを指定フォルダに一括保存できます。
Sub 添付ファイル一括保存()
Dim objSelection As Outlook.Selection
Dim objItem As Object
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim objAttachment As Outlook.Attachment
Dim strSaveFolder As String
Dim intCount As Integer
'保存先フォルダを指定（デスクトップの「添付ファイル」フォルダ）
strSaveFolder = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders("Desktop") & "\添付ファイル\"
'保存先フォルダが存在しない場合は作成
If Dir(strSaveFolder, vbDirectory) = "" Then
MkDir strSaveFolder
End If
'選択されたメールアイテムを取得
Set objSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
intCount = 0
'選択された各メールを処理
For Each objItem In objSelection
If TypeName(objItem) = "MailItem" Then
Set objMail = objItem
'添付ファイルがある場合
If objMail.Attachments.Count > 0 Then
'各添付ファイルを保存
For Each objAttachment In objMail.Attachments
objAttachment.SaveAsFile strSaveFolder & objAttachment.FileName
intCount = intCount + 1
Next objAttachment
End If
End If
Next objItem
MsgBox intCount & "個の添付ファイルを保存しました。" & vbCrLf & _
"保存先" & strSaveFolder, vbInformation
Set objSelection = Nothing
Set objMail = Nothing
Set objAttachment = Nothing
End Sub
使い方保存したいメールを複数選択（Ctrlキーを押しながらクリック）して、「開発」タブ→「マクロ」→「添付ファイル一括保存」を実行します。デスクトップに「添付ファイル」フォルダが自動作成され、すべての添付ファイルが保存されます。
コード2メール受信時に特定キーワードで自動通知
動作検証環境Outlook 2021、Outlook 2024、Microsoft 365（2026年2月時点）
対応バージョンOutlook 2010以降で動作確認済み
重要なキーワードを含むメールを受信したとき、デスクトップに大きな通知を表示します。仕分けルールと違い、メールは移動せずに通知だけ出せるのがポイントです。
このコードはThisOutlookSessionモジュールに記述します。
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim objNamespace As Outlook.NameSpace
Dim strKeywords As String
Dim arrKeywords As Variant
Dim keyword As Variant
'監視するキーワードを設定（カンマ区切りで複数指定可能）
strKeywords = "緊急,至急,重要,障害,エラー"
arrKeywords = Split(strKeywords, ",")
Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set objMail = objNamespace.GetItemFromID(EntryIDCollection)
'件名または本文にキーワードが含まれているかチェック
For Each keyword In arrKeywords
If InStr(objMail.Subject, keyword) > 0 Or _
InStr(objMail.Body, keyword) > 0 Then
'通知メッセージボックスを表示
MsgBox "【重要メール受信】" & vbCrLf & vbCrLf & _
"キーワード" & keyword & vbCrLf & _
"差出人" & objMail.SenderName & vbCrLf & _
"件名" & objMail.Subject, _
vbExclamation + vbSystemModal, "重要メール通知"
'音を鳴らす（オプション）
Beep
Exit For
End If
Next keyword
Set objMail = Nothing
Set objNamespace = Nothing
End Sub
使い方このコードを貼り付けて保存するだけで自動的に動作します。メール受信時に指定したキーワードが含まれていると、即座に通知が表示されます。キーワードは13行目で自由に変更できます。
コード3選択したメールから予定表に自動登録
動作検証環境Outlook 2021、Outlook 2024、Microsoft 365（2026年2月時点）
対応バージョンOutlook 2016以降で動作確認済み
会議の日程調整メールを受け取ったら、このマクロで一発で予定表に登録できます。メール本文も予定の説明欄にコピーされるので、後から見返すのに便利です。
Sub メールから予定表登録()
Dim objSelection As Outlook.Selection
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim objAppointment As Outlook.AppointmentItem
Dim strStartDate As String
Dim strStartTime As String
Set objSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
'1つのメールが選択されているか確認
If objSelection.Count <> 1 Then
MsgBox "メールを1つだけ選択してください。", vbExclamation
Exit Sub
End If
If TypeName(objSelection.Item(1)) = "MailItem" Then
Set objMail = objSelection.Item(1)
'新しい予定を作成
Set objAppointment = Application.CreateItem(olAppointmentItem)
With objAppointment
'件名をメールの件名から取得
.Subject = objMail.Subject
'日時を入力ボックスで取得（手動入力）
strStartDate = InputBox("開始日を入力してください（例2026/02/15）", "日時設定")
If strStartDate = "" Then Exit Sub
strStartTime = InputBox("開始時刻を入力してください（例14:00）", "時刻設定", "10:00")
If strStartTime = "" Then Exit Sub
.Start = CDate(strStartDate & " " & strStartTime)
.Duration = 60 '60分間の予定として設定
'本文をメールの内容から取得
.Body = "【元のメール】" & vbCrLf & _
"差出人" & objMail.SenderName & vbCrLf & _
"受信日時" & objMail.ReceivedTime & vbCrLf & vbCrLf & _
objMail.Body
'場所（オプション）
.Location = InputBox("場所を入力してください（省略可）", "場所設定", "")
'15分前にリマインダー
.ReminderSet = True
.ReminderMinutesBeforeStart = 15
'予定を保存
.Save
End With
MsgBox "予定表に登録しました。", vbInformation
Else
MsgBox "メールアイテムを選択してください。", vbExclamation
End If
Set objSelection = Nothing
Set objMail = Nothing
Set objAppointment = Nothing
End Sub
使い方予定表に登録したいメールを選択して、マクロを実行します。日時と場所を入力すると、自動的に予定表に登録されます。メール本文も一緒にコピーされるので、予定の詳細を後から確認できます。
コード4大量の未読メールを既読にする
動作検証環境Outlook 2021、Outlook 2024、Microsoft 365（2026年2月時点）
対応バージョンOutlook 2013以降で動作確認済み
長期休暇明けなどで未読メールが数百件溜まってしまったとき、重要なものだけ読んで残りは一括既読にしたいことがあります。このマクロは特定のフォルダ内のすべての未読メールを既読にします。
Sub 選択フォルダの未読を既読にする()
Dim objFolder As Outlook.Folder
Dim objItem As Object
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim intCount As Integer
'現在表示しているフォルダを取得
Set objFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
'確認メッセージ
If MsgBox("フォルダ「" & objFolder.Name & "」内の" & vbCrLf & _
"すべての未読メールを既読にしますか？", _
vbQuestion + vbYesNo) = vbNo Then
Exit Sub
End If
intCount = 0
'フォルダ内のすべてのアイテムを処理
For Each objItem In objFolder.Items
If TypeName(objItem) = "MailItem" Then
Set objMail = objItem
'未読の場合のみ既読にする
If objMail.UnRead = True Then
objMail.UnRead = False
intCount = intCount + 1
End If
End If
Next objItem
MsgBox intCount & "件のメールを既読にしました。", vbInformation
Set objFolder = Nothing
Set objMail = Nothing
End Sub
注意このマクロは取り消しができません。重要なメールを見逃す可能性があるので、メルマガなどのフォルダに対してのみ使用することをおすすめします。
コード5定型メールを瞬時に作成
動作検証環境Outlook 2021、Outlook 2024、Microsoft 365（2026年2月時点）
対応バージョンOutlook 2010以降で動作確認済み
毎日送る定型メール（日報、週報、月次報告など）をワンクリックで作成します。テンプレート機能より柔軟で、今日の日付を自動挿入したり、宛先を自動設定したりできます。
Sub 日報メール作成()
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim strDate As String
Dim strBody As String
'今日の日付を取得
strDate = Format(Date, "yyyy年mm月dd日（aaa）")
'新規メールを作成
Set objMail = Application.CreateItem(olMailItem)
With objMail
'宛先を設定（複数の場合はセミコロンで区切る）
.To = "boss@example.com"
.CC = "team@example.com"
'件名に日付を自動挿入
.Subject = "【日報】" & strDate
'メール本文のテンプレート
strBody = "お疲れ様です。" & vbCrLf & vbCrLf & _
"本日の業務報告をいたします。" & vbCrLf & vbCrLf & _
"■本日の実績" & vbCrLf & _
"・" & vbCrLf & vbCrLf & _
"■明日の予定" & vbCrLf & _
"・" & vbCrLf & vbCrLf & _
"■特記事項" & vbCrLf & _
"・特になし" & vbCrLf & vbCrLf & _
"以上、よろしくお願いいたします。"
.Body = strBody
'メールを表示（送信はしない）
.Display
End With
Set objMail = Nothing
End Sub
カスタマイズのコツ宛先、CC、件名、本文は自分の環境に合わせて変更してください。特に本文の「■本日の実績」などのセクションは、自分の業務に合わせてカスタマイズすると便利です。
VBAコードの安全な使い方と注意点
VBAコードを使う際の注意点をまとめます。
- マクロのセキュリティ設定を確認してください。「ファイル」→「オプション」→「セキュリティセンター」→「セキュリティセンターの設定」→「マクロの設定」で「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」を選択するのが安全です。
- 上記のコードはすべてOutlook 2016以降で動作確認していますが、Outlook 2013や2010では一部動作しない可能性があります。その場合は、個別にエラーメッセージを確認して対処してください。
- 新しいOutlook for Windows（Web版ベース）では、VBAマクロは動作しません。VBAを使いたい場合は、従来のOutlookクラシック版を使い続ける必要があります。
- コードを編集した後は、必ず「ファイル」→「VBAProjectのエクスポート」でバックアップを取っておきましょう。Outlookが不具合を起こしたときに復元できます。
誰も教えてくれない！大容量メールデータの賢い管理術
10年以上メールを使い続けると、PSTファイルが数十GBになり、Outlookの動作が遅くなります。ここでは、データを失わずに快適な動作を保つテクニックをお伝えします。
アーカイブ機能の正しい使い方
多くの方が「古いメールは削除するしかない」と思っていますが、実はアーカイブ機能を使えば削除せずに別ファイルで保管できます。
手動でアーカイブする場合、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「自動整理」をクリックします。ここで重要なのは、「古いアイテムの整理中」にチェックを入れ、「既定の設定」ボタンをクリックして、整理の頻度を「14日ごと」、古いと判断する期間を「6ヶ月」に設定することです。
さらに、「古いアイテムを次の場所に移動する」にチェックを入れ、アーカイブ先のPSTファイルを指定します。デフォルトでは「C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル\archive.pst」に保存されます。
ここからが裏ワザです。アーカイブしたメールは、Outlookの検索対象から外れることがあります。これを防ぐには、「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」→「データファイル」タブでarchive.pstを選択し、「既定に設定」をクリックします。これで、アーカイブされたメールも検索できるようになります。
年度別PSTファイル分割の実践手順
PSTファイルは50GBまで保存できますが、実際には20GBを超えると動作が不安定になります。そこで、年度ごとにPSTファイルを分割するのがおすすめです。
- 「ファイル」→「開く/エクスポート」→「Outlook データ ファイル」を開く
- 「参照」をクリックして、新しいPSTファイルを作成（ファイル名は「Outlook_2024.pst」など年度を入れる）
- Outlookの画面左側に新しいPSTファイルがマウントされる
- 2024年のメールだけを検索（検索ボックスに「received:2024」と入力）
- 検索結果をすべて選択（Ctrl+A）して、新しいPSTファイルのフォルダにドラッグ
- 移動が完了したら、元のフォルダから2024年のメールを削除
これで、現行のPSTファイルは軽くなり、古いメールは別ファイルで保管されます。必要なときだけ古いPSTファイルをマウントすればアクセスできます。
添付ファイルだけを別管理する究極の方法
メールが重くなる最大の原因は添付ファイルです。実は、添付ファイルを外部フォルダに保存して、メールにはリンクだけを残すという方法があります。
手順は少し複雑ですが、効果は絶大です。
- OneDriveやSharePointに「Outlook添付ファイル」というフォルダを作成
- 重要なメールの添付ファイルを右クリック→「名前を付けて保存」で上記フォルダに保存
- OneDriveまたはSharePointでそのファイルを右クリック→「共有」→「リンクをコピー」
- 元のメールを開いて、本文の最後に「添付ファイルリンク」という形でURLを貼り付け
- 元の添付ファイルを削除
これで、メールのサイズが劇的に小さくなります。ただし、リンクが切れるリスクがあるので、本当に重要なファイルは元の添付ファイルも残しておくことをおすすめします。
ぶっちゃけこうした方がいい！
ここまで色々な方法を紹介してきましたが、10年以上情シスをやってきて、現場で何百件ものメール引継ぎを見てきた私が、本音でぶっちゃけます。
正直言って、POPメールを使い続けるのはもう限界に来てます。2026年の今、新しいOutlookへの強制移行が始まっていて、POPは公式サポート対象外。PSTファイルの移行作業も面倒だし、破損のリスクもある。仕分けルールやVBAマクロも動かない。
本気で効率化したいなら、今すぐIMAPかMicrosoft 365に乗り換えてください。
「でも、プロバイダーのメールだからIMAPに変更できない」という方、実はほとんどのプロバイダーがIMAPに対応してます。サポートページを見れば設定方法が載ってるはずです。「過去のメールが消えるのが怖い」という方、大丈夫です。IMAPに切り替える前に、POPで受信した過去メールをPSTファイルとしてバックアップしておけば、新しいパソコンでインポートできます。
それから、VBAマクロは確かに便利ですが、Power Automateに移行した方が将来性があります。新しいOutlookでも動くし、Outlookだけじゃなく、Excel、Teams、SharePointなど、他のアプリとも連携できる。最初は学習コストがかかりますが、長い目で見たら絶対にPower Automateです。
クイック操作や検索フォルダは、設定が面倒に感じるかもしれませんが、一度設定すれば毎日使えます。1日5分の時短でも、年間で20時間以上節約できる計算です。これ、本当にバカになりません。設定に30分かければ、たった3日で元が取れます。
最後に、パソコン買い替えの引継ぎ作業って、実はメール環境を見直す最高のタイミングなんですよ。今まで惰性で使ってた設定を全部リセットして、本当に必要な機能だけに絞り込む。不要な仕分けルールを削除して、シンプルな運用に切り替える。この機会を逃さずに、理想的なメール環境を構築してください。
業務効率化って、小さな積み重ねなんです。1つ1つの操作を1秒短縮するだけで、年間で何十時間も生まれます。その時間を、本当に価値のある仕事に使えたら、あなたの評価も変わるし、残業も減る。メールに支配される人生から、メールを支配する人生に変わります。
この記事で紹介したテクニックを、全部いきなり実践する必要はありません。まずは1つだけ、今日から始めてみてください。クイック操作を1つ作るだけでもいいし、検索フォルダを1つ作るだけでもいい。小さな一歩が、あなたの仕事を変えます。ぶっちゃけ、やらないのはもったいないですよ。
よくある質問
Outlookのメール引継ぎにかかる時間はどのくらいですか？
メールアカウントの種類とデータ量によって大きく異なります。IMAPやExchangeアカウントなら、ログインからメール同期完了まで10分から30分程度です。POPアカウントでPSTファイルが数GB程度なら、エクスポートとインポートを合わせて1時間から2時間が目安になります。ただし、10年分のメールで数十GBあるような場合は、半日以上かかることもあります。時間に余裕を持って作業しましょう。
旧パソコンのOutlookデータはいつ削除していいですか？
新しいパソコンで少なくとも1週間は問題なく使えることを確認してから削除してください。すべてのメールが正しく移行されているか、送受信が正常にできるか、仕分けルールが機能しているかなど、日常的に使う機能を一通り試してから削除するのが安全です。可能であれば、旧パソコンのPSTファイルを外付けハードディスクにバックアップとして保存しておくと、さらに安心です。
複数のメールアカウントを別々のOutlookプロファイルで管理できますか？
はい、可能です。Outlookでは「プロファイル」という機能を使って、仕事用とプライベート用などを完全に分離できます。コントロールパネルから「メール（Microsoft Outlook）」を開き、「プロファイルの表示」をクリックして新しいプロファイルを作成します。Outlook起動時にプロファイルを選択する設定にすれば、使い分けができます。ただし、1つのプロファイルで複数アカウントを管理するほうが、全体を一覧できて便利な場合もあります。
新しいOutlookと従来のOutlookは同時に使えますか？
技術的には可能ですが、同じメールアカウントを両方で設定すると、メールの重複や同期の問題が発生する可能性があります。新しいOutlookを試したい場合は、従来のOutlookの右上にある「新しいOutlookを試す」トグルスイッチを使えば、簡単に切り替えられます。気に入らなければ、同じスイッチで従来版に戻せます。ただし、2026年4月以降は自動移行の対象になるため、将来的には新しいOutlookへの移行を視野に入れておきましょう。
PSTファイルが破損した場合の対処法はありますか？
Outlookには「受信トレイ修復ツール」という専用のツールが付属しています。このツールは、Outlookのインストールフォルダ（通常は「C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16」など）にある「SCANPST.EXE」というファイルです。このツールを起動してPSTファイルを指定すると、破損箇所を自動的に検出して修復してくれます。修復には時間がかかる場合があるので、必ずPSTファイルのコピーを取ってから実行してください。
Outlookから他のメールソフトに乗り換えることはできますか？
はい、可能です。Mozilla ThunderbirdやeM Clientなど、多くのメールソフトがOutlookからのデータインポートに対応しています。特にThunderbirdは無料で高機能、そして2026年1月のOutlook障害時にも影響を受けなかったため、セキュリティ意識の高いユーザーから注目されています。ただし、Outlookのカレンダーやタスク機能を多用している場合は、完全に同じ使い勝手を再現するのは難しいかもしれません。移行前に試用版で操作感を確かめることをおすすめします。
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ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
パソコン買い替え時のOutlookメール引継ぎは、正しい手順を踏めば決して難しくありません。この記事でご紹介した内容を実践すれば、大切なメールデータを確実に新しいパソコンへ移行できます。
最も重要なのは、メールアカウントの種類を正確に把握することです。POPなら丁寧なエクスポート・インポート作業が必要ですし、IMAPやExchangeならログインするだけでOKという違いがあります。この基本を理解せずに作業を始めると、思わぬトラブルに見舞われる可能性があります。
2026年はOutlookにとって大きな変革の年です。新しいOutlookへの移行が本格化する中で、POPユーザーは特に注意が必要です。新しいOutlookがPOPをサポートしていないという制約を理解し、IMAPへの切り替えや従来のOutlookの継続使用など、自分に合った選択をしてください。
WindowsアップデートKB5074109による不具合のように、予期せぬトラブルは今後も起こる可能性があります。だからこそ、バックアップを複数の場所に保存しておくことが何よりも大切です。USBメモリ、外付けハードディスク、クラウドストレージなど、リスクを分散させる発想が、あなたの大切なメールを守ります。
新しいパソコンでメール環境が整ったら、自動アーカイブやクイック操作、検索フォルダといった便利機能も活用してみてください。引継ぎをきっかけに、より快適で効率的なメール環境を構築できるチャンスでもあるのです。
もし作業中に分からないことがあれば、焦らずにプロバイダーのサポートやMicrosoftの公式ヘルプを参照しましょう。困ったときは、専門家に相談するのも賢い選択です。あなたのメール引継ぎが成功することを願っています！
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