メールを送るとき、文字だけでシンプルに伝えたいときってありますよね。そんなときに便利なのが、「テキスト形式」です。今回は、Outlookでメールの形式を「テキスト形式」に変更する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
テキスト形式とは？
Outlookのイメージ
「テキスト形式」とは、文字だけで構成されたシンプルなメールの形式です。HTML形式やリッチテキスト形式と違って、文字の色や太さ、画像などの装飾がありません。これにより、受信側のメールソフトや環境に関係なく、確実に内容が伝わります。
Outlookでの形式変更方法
Outlookでは、メールの形式を簡単に変更できます。以下の手順で設定してみましょう。
新しいメールの形式を変更する
- Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
- メール作成画面の上部にある「書式設定」タブをクリックします。
- 「形式」セクションで「テキスト」を選択します。
すべての新規メールの形式を変更する
- Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
- 「メール」タブを選び、「メッセージの作成」セクションの「次の形式でメッセージを作成する」で「テキスト形式」を選択します。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
返信や転送メールの形式を変更する
- 返信や転送したいメールを開きます。
- メール作成画面の上部にある「オプション」タブをクリックします。
- 「プレーン テキストに切り替える」を選択します。
テキスト形式にするメリット
- 互換性が高い: すべてのメールソフトで表示可能。
- セキュリティ向上: HTMLタグやスクリプトが含まれないため、ウイルスやフィッシング詐欺のリスクが減少。
- シンプルで読みやすい: 余計な装飾がないため、内容がダイレクトに伝わる。
よくある質問や疑問
Q1: テキスト形式にすると、画像やリンクは表示されませんか？
はい、テキスト形式では画像やリンクのプレビューは表示されません。文字情報のみが表示されます。
Q2: HTML形式からテキスト形式に変更すると、以前のメールの内容はどうなりますか？
メールの内容自体は変わりませんが、HTML形式での装飾（色、フォント、画像など）は表示されなくなります。
Q3: すべてのメールをテキスト形式で送信する設定はできますか？
はい、Outlookの設定で「次の形式でメッセージを作成する」を「テキスト形式」に設定することで、新規作成のメールはすべてテキスト形式になります。
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まとめ
Outlookでメールの形式を「テキスト形式」に変更することで、メールの互換性やセキュリティが向上し、シンプルで読みやすいメールを送ることができます。特に、パソコンやスマホに不安がある方には、テキスト形式でのメール送信をおすすめします。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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