メールを送る際に、宛先を入力する手間を省いてくれる「オートコンプリート」機能。これを有効にすることで、過去に送信した相手のメールアドレスが自動で候補として表示され、スムーズにメールを送ることができます。今回は、Microsoft Outlookでこの機能を有効にする方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
オートコンプリート機能とは？
Outlookのイメージ
オートコンプリート機能は、メールの宛先（To、CC、BCC）に名前やメールアドレスを入力し始めると、過去に送信した相手の情報を元に候補を自動で表示してくれる機能です。これにより、毎回アドレス帳を開かなくても、過去にやり取りした相手に素早くメールを送ることができます。
オートコンプリート機能を有効にする手順
Microsoft Outlookでオートコンプリート機能を有効にするには、以下の手順を実行してください。
- Outlookを開き、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 表示されたメニューから「オプション」を選択します。
- 「Outlookのオプション」ウィンドウが開いたら、左側のメニューから「メール」をクリックします。
- 右側の「メッセージの送信」セクションまでスクロールし、「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックボックスにチェックを入れます。
- 「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。
これで、Outlookでメールを作成する際に、過去に送信した相手のメールアドレスが自動で候補として表示されるようになります。
オートコンプリート機能を無効にする方法
もし、オートコンプリート機能を無効にしたい場合は、先ほどの手順と同様に「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外すだけです。これにより、メール作成時に候補が表示されなくなります。
よくある質問
オートコンプリート機能はどのように動作しますか？
オートコンプリート機能は、過去に送信した相手のメールアドレスを記憶し、宛先に入力を始めると自動で候補として表示します。これにより、毎回アドレス帳を開かなくても、過去にやり取りした相手に素早くメールを送ることができます。
オートコンプリート機能をリセットする方法はありますか？
はい、オートコンプリートのリストをリセットすることができます。リストを空にすることで、過去の候補が表示されなくなります。設定は「ファイル」→「オプション」→「メール」→「メッセージの送信」セクション内の「オートコンプリートのリストを空にする」ボタンから行えます。
オートコンプリート機能はどのバージョンのOutlookで利用できますか？
オートコンプリート機能は、Outlook 2016、2019、2021、Microsoft 365などのバージョンで利用できます。ただし、バージョンや設定によっては、機能の動作が異なる場合がありますので、詳細は公式のサポート情報をご確認ください。
まとめ
オートコンプリート機能を有効にすることで、メール作成時の手間を大幅に削減できます。特に、頻繁に同じ相手にメールを送る方には非常に便利な機能です。設定も簡単で、数ステップで完了しますので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント