Outlookのオンラインアーカイブを有効化する方法【初心者向けガイド】

「Outlookのオンラインアーカイブを有効化したいけれど、難しそう…」と感じていませんか？特にパソコンやスマホに自信がない方には、設定手順が複雑に思えるかもしれません。でも安心してください。この記事では、誰でもわかるように、オンラインアーカイブの設定方法を丁寧に解説します。

オンラインアーカイブって何？

Outlookのイメージ

まずは「オンラインアーカイブ」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？これは、古くなったメールを整理して、Outlookの「受信トレイ」などの主要なフォルダーから移動させる機能です。これにより、メールボックスの容量を節約し、Outlookの動作を軽くすることができます。

オンラインアーカイブを利用するためには、管理者によって設定を行う必要があります。一般のユーザーが直接設定することはできません。管理者の方は、以下の手順で有効化できます。

これで、選択したユーザーのメールボックスにオンラインアーカイブが有効化されます。

オンラインアーカイブが有効化されると、Outlookのフォルダー一覧に「インプレースアーカイブ」または「オンラインアーカイブ」という新しいフォルダーが表示されます。このフォルダーに古いメールを移動することで、受信トレイの整理ができます。

例えば、1年以上前のメールをアーカイブに移動する設定を行いたい場合、以下の手順で自動的に移動させることができます。

この設定により、1年以上経過したメールが自動的にオンラインアーカイブに移動されます。

オンラインアーカイブの容量は、Microsoft 365のプランによって異なります。一般的には、プランに応じて数GBから数十GBの容量が提供されます。詳細については、Microsoft 365の公式情報をご確認ください。

一般のユーザーが直接オンラインアーカイブを有効化することはできません。管理者の方が設定を行う必要があります。ご自身の環境での設定については、組織のIT担当者にご相談ください。

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オンラインアーカイブは、Outlookのメールボックスを整理し、容量を節約するための便利な機能です。管理者の方が設定を行うことで、ユーザーは自動的に古いメールをアーカイブに移動させることができます。これにより、Outlookの動作が軽くなり、快適に利用することができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。