Outlook VBAで特定の件名のメールを自動処理する方法

皆さん、こんにちは。今回は、Outlookで特定の件名を持つメールを自動的に処理する方法をご紹介します。例えば、毎日届く「注文確認」という件名のメールを自動でExcelに記録できたら便利ですよね。この動画では、初心者の方でも簡単に理解できるよう、ステップバイステップで解説していきます。

Outlook VBAとは？
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
特定の件名のメールを自動処理する手順

Outlook VBAとは？

Outlookのイメージ

まず、Outlook VBAについて簡単に説明します。VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Office製品に組み込まれているプログラミング言語で、Outlookの操作を自動化することができます。これにより、日々の業務を効率化することが可能です。

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特定の件名のメールを自動処理する手順

それでは、特定の件名を持つメールを自動的に処理する手順を見ていきましょう。今回は、件名が「注文確認」のメールを受信した際に、その内容をExcelファイルに保存する方法を紹介します。

1. OutlookでVBAを使用する準備

まず、OutlookでVBAを使用するための準備を行います。以下の手順で進めてください。

Outlookを開き、キーボードの「Alt」キーを押しながら「F11」キーを押して、VBAエディタを起動します。
VBAエディタのメニューから「ツール」→「参照設定」を選択します。
表示された参照設定の一覧から「Microsoft Excel xx.x Object Library」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

これで、OutlookからExcelを操作する準備が整いました。

2. マクロの作成

次に、特定の件名のメールを受信した際に自動的に処理を行うマクロを作成します。以下のコードをVBAエディタに入力してください。

vba

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)

    Dim arrEntryIDs() As String

    Dim EntryID As Variant

    Dim mailItem As Outlook.MailItem

    Dim ns As Outlook.NameSpace

    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
    arrEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")

    For Each EntryID In arrEntryIDs

        Set mailItem = ns.GetItemFromID(EntryID)

        If mailItem.Subject = "注文確認" Then

            SaveMailToExcel mailItem

        End If

    Next EntryID

End Sub
Private Sub SaveMailToExcel(mailItem As Outlook.MailItem)

    Dim xlApp As Object

    Dim xlBook As Object

    Dim xlSheet As Object

    Dim lastRow As Long

    Dim orderNumber As String

    Dim customerName As String

    Dim orderDate As String
    ' Excelを起動

    On Error Resume Next

    Set xlApp = GetObject(, "Excel.Application")

    If Err.Number <> 0 Then

        Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")

    End If

    On Error GoTo 0
    ' Excelファイルを開く

    Set xlBook = xlApp.Workbooks.Open("C:\path\to\your\file.xlsx")

    Set xlSheet = xlBook.Sheets(1)
    ' 最終行を取得

    lastRow = xlSheet.Cells(xlSheet.Rows.Count, 1).End(-4162).Row + 1
    ' メール本文から情報を抽出（例として）

    orderNumber = ExtractData(mailItem.Body, "注文番号")

    customerName = ExtractData(mailItem.Body, "顧客名")

    orderDate = mailItem.ReceivedTime
    ' Excelに書き込む

    xlSheet.Cells(lastRow, 1).Value = orderDate

    xlSheet.Cells(lastRow, 2).Value = orderNumber

    xlSheet.Cells(lastRow, 3).Value = customerName
    ' 保存して閉じる

    xlBook.Close True

    xlApp.Quit

End Sub

Private Function ExtractData(body As String, label As String) As String Dim startPos As Long Dim endPos As Long startPos = InStr(body, label) If startPos > 0 Then startPos = startPos + Len(label) endPos = InStr(startPos, body, vbCrLf) If endPos > 0 Then ExtractData = Mid(body, startPos, endPos - startPos) Else ExtractData = Mid(body, startPos) End If Else ExtractData = "" End If End Function