Outlookでメールを送る際、差出人名が自分の名前ではなく、メールアドレスや別の名前で表示されてしまうことがあります。特にビジネスメールでは、適切な差出人名を設定することが重要です。この記事では、初心者の方でもわかりやすく、Outlookで差出人名を変更する方法をステップバイステップでご紹介します。
目次
Outlookのイメージ
Outlookで差出人名を変更する方法
メールアカウントの設定を開く
まず、Outlookを開き、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
アカウント設定を選択
「アカウント設定」をクリックし、表示されたメニューから再度「アカウント設定」を選びます。
変更したいアカウントを選択
アカウントの一覧から、差出人名を変更したいメールアカウントを選び、「変更」をクリックします。
名前の変更
「自分の名前」欄に表示されている名前を、希望する差出人名に変更します。例えば、「山田太郎」や「株式会社〇〇 営業部 山田」など、相手に伝わりやすい名前に設定しましょう。
設定の保存
変更が完了したら、「次へ」をクリックし、「完了」を選択して設定を保存します。
差出人名が変更されない場合の対処法
設定を変更しても差出人名が反映されない場合、以下の点を確認してみましょう。
- Outlookのバージョンを確認使用しているOutlookのバージョンによって、設定方法が異なる場合があります。
- アカウントの種類を確認Microsoft Exchangeアカウントの場合、表示名の変更が制限されていることがあります。
- キャッシュのクリアOutlookのキャッシュが原因で変更が反映されないことがあります。
これらの点を確認し、必要に応じて設定を見直してみてください。
よくある質問
Q1: 複数のアカウントを使用している場合、差出人名はどう設定すればよいですか？
複数のアカウントを使用している場合、各アカウントごとに差出人名を設定できます。上記の手順を各アカウントに対して繰り返し行ってください。
Q2: 既定の差出人名を設定する方法はありますか？
はい、あります。「ファイル」タブから「アカウント設定」を選択し、「アカウント設定」をクリックします。一覧から既定にしたいアカウントを選び、「既定に設定」をクリックすることで、既定の差出人名を設定できます。
Q3: 送信前に差出人名を一時的に変更することはできますか？
はい、できます。新しいメールを作成する際、メッセージウィンドウの上部にある「差出人」欄をクリックし、表示されるアカウントから変更したいものを選択することで、一時的に差出人名を変更できます。
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まとめ
Outlookで差出人名を変更することで、メールの印象を大きく変えることができます。特にビジネスメールでは、適切な差出人名の設定が信頼感を高め、円滑なコミュニケーションに繋がります。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひ設定を見直してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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