Outlookのメール容量を減らす方法｜初心者でもできる簡単ステップ

Outlookのメール容量がいっぱいになってしまうと、新しいメールが受信できなくなったり、送信できなくなったりして困りますよね。でも、大丈夫！今回は、初心者の方でもできる簡単な方法で、Outlookのメール容量を減らす方法をご紹介します。

メール容量がいっぱいになるとどうなるの？

Outlookのイメージ

Outlookのメールボックスには、無料版で15GB、有料版で50GBの容量があります。この容量を超えると、「メールボックスのサイズが容量の上限に近づいています。アイテムを整理または削除して、空き容量を増やしてください。」と警告が表示され、最終的にはメールの送受信ができなくなってしまいます。そのため、定期的に容量を確認し、整理することが大切です。

容量を減らすためのステップ

不要なメールを削除する

まずは、受信トレイや送信済みアイテム、迷惑メールフォルダなどを確認し、不要なメールを削除しましょう。特に、添付ファイルが大きいメールは容量を圧迫するので、優先的に削除することをおすすめします。

削除済みアイテムフォルダを空にする

メールを削除しても、削除済みアイテムフォルダに残っている場合があります。このフォルダを空にすることで、実際に容量が減ります。

古いメールをアーカイブする

古いメールをアーカイブすることで、現在のメールボックスの容量を減らすことができます。アーカイブしたメールは、後で必要なときに検索して確認できます。

添付ファイルをOneDriveに保存する

大きな添付ファイルは、OneDriveなどのクラウドストレージに保存し、メールからは削除することで、容量を節約できます。

よくある質問や疑問

Q1: メールを削除しても容量が減りません。どうすればいいですか？

削除したメールは、削除済みアイテムフォルダに残っている場合があります。このフォルダを空にすることで、容量が減ります。また、アーカイブ機能を使って古いメールを整理することも効果的です。

Q2: アーカイブしたメールはどうやって確認できますか？

アーカイブしたメールは、Outlookの「保存先」フォルダから確認できます。必要なときに検索して、すぐにアクセスできます。

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まとめ

Outlookのメール容量を減らすためには、不要なメールの削除、削除済みアイテムフォルダの空にする、古いメールのアーカイブ、添付ファイルのOneDriveへの保存など、いくつかの方法があります。これらを実践することで、快適にOutlookを利用できます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。