Outlookでメールテンプレートを作成する方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使って日々のメール作成をもっと簡単にする方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホがちょっと苦手な方でも大丈夫。わかりやすくお伝えしますので、一緒に学んでいきましょう。

Outlookのメールテンプレートとは？

Outlookのイメージ

まず、「メールテンプレート」って何？と思われるかもしれませんね。簡単に言うと、よく使うメールの文面をあらかじめ保存しておいて、必要なときにすぐ呼び出せる機能のことです。例えば、毎回同じような内容のメールを送るとき、一から打ち直すのは大変ですよね。そんなとき、このテンプレート機能がとても役立ちます。

Outlookでのメールテンプレートの種類

Outlookには主に2つのテンプレート機能があります。

マイテンプレート

これは、メールの本文だけを登録できるシンプルな機能です。例えば、「お世話になっております。」や「よろしくお願いいたします。」といった定型文を保存しておくことができます。

ユーザーテンプレート

こちらは、宛先や件名、本文、さらには添付ファイルまで含めて保存できるテンプレートです。例えば、毎週同じメンバーに同じ件名で資料を送る場合などに便利です。

マイテンプレートの作成方法

では、実際にマイテンプレートを作成してみましょう。

これで、マイテンプレートの登録が完了です。

マイテンプレートの使用方法

登録したマイテンプレートを使うのも簡単です。

これで、毎回同じ文面を入力する手間が省けますね。

ユーザーテンプレートの作成方法

次に、ユーザーテンプレートの作成方法をご紹介します。

これで、ユーザーテンプレートの作成が完了です。

ユーザーテンプレートの使用方法

保存したユーザーテンプレートを使う方法も見ていきましょう。

これで、保存したテンプレートが新規メールとして開かれます。

よくある質問や疑問

Q1: テンプレートを編集したい場合はどうすればいいですか？

マイテンプレートの場合、メール作成画面で「マイテンプレート」を開き、編集したいテンプレートの右上にある鉛筆マークをクリックして内容を変更し、保存してください。ユーザーテンプレートの場合は、該当のテンプレートを開いて内容を編集し、再度同じ手順で上書き保存します。

Q2: 作成したテンプレートを削除する方法は？

マイテンプレートの場合、削除したいテンプレートの右上にあるゴミ箱マークをクリックすれば削除できます。ユーザーテンプレートの場合は、保存先のフォルダを開き、該当のファイルを削除してください。

Q3: テンプレートはスマホ版のOutlookでも使えますか？

残念ながら、マイテンプレート機能はPC版やWeb版のOutlookで利用可能ですが、スマホ版ではサポートされていません。

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まとめ

Outlookのテンプレート機能を使えば、日々のメール作成がぐっと楽になります。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、あとはとても便利です。ぜひ試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。