Outlookでメールをタグ付けして効率的に整理する方法

1. 「分類」をクリックツールバーの「分類」をクリックします。
2. 「すべての分類項目」を選択ドロップダウンメニューから「すべての分類項目」を選びます。
3. 「新規作成」をクリック表示されたウィンドウで「新規作成」をクリックします。
4. カテゴリ名と色を設定新しいカテゴリの名前を入力し、好みの色を選択します。
5. 「OK」をクリック設定が完了したら「OK」をクリックして保存します。

これで、カテゴリの色が変更され、より直感的にメールを管理できます。

カテゴリを活用したメールの検索

カテゴリを設定したら、そのカテゴリごとにメールを表示させることもできます。

1. ナビゲーションウィンドウで「カテゴリ」をクリック画面左側のナビゲーションウィンドウで「カテゴリ」を探してクリックします。
2. 表示したいカテゴリを選択一覧から表示したいカテゴリを選びます。

これで、選んだカテゴリに分類されたメールだけが表示され、必要なメールをすぐに見つけることができます。

よくある質問や疑問

Q1: カテゴリを削除すると、メールはどうなりますか？

カテゴリを削除しても、メール自体は削除されません。ただし、そのカテゴリで分類されていた情報は失われるので、注意が必要です。

Q2: 一つのメールに複数のカテゴリを適用できますか？

はい、できます。例えば、「仕事」と「重要」など、複数のカテゴリを一つのメールに設定することで、より細かく分類できます。

Q3: カテゴリの一覧が表示されない場合、どうすればいいですか？

メールビューの設定によっては、カテゴリが表示されないことがあります。その場合、ビューの設定を変更してカテゴリを表示させるか、リボンの「分類」から操作してください。

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まとめ

Outlookのカテゴリ機能を使えば、メールの整理がとても簡単になります。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定すれば、後のメール管理がぐっと楽になりますよ。ぜひ試してみてくださいね！

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。