Outlookでメールを自動的に仕分ける方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っているけれど、受信トレイがいっぱいで大事なメールを見落としてしまう…そんなお悩みをお持ちの方に、メールを自動的に整理する方法をご紹介します。これをマスターすれば、メール管理がぐっと楽になりますよ。

Outlookのメール仕分け機能とは？

Outlookのイメージ

まず、Outlookには「仕分けルール」という機能があります。これは、特定の条件に合ったメールを自動的に指定したフォルダーに振り分けるものです。例えば、「この人からのメールはこのフォルダーへ」といった具合ですね。これにより、重要なメールをすぐに見つけられるようになります。

では、実際にフォルダーを作成してみましょう。

例えば、「仕事関係」や「家族から」など、自分が分かりやすい名前を付けると良いですね。

次に、仕分けルールを設定して、特定のメールを自動的に先ほど作成したフォルダーに振り分ける方法です。

これで、設定した条件に合致するメールは自動的に指定したフォルダーに振り分けられます。

もし、設定した仕分けルールを削除したい場合は、以下の手順で行います。

まず、設定した条件が正しいか確認しましょう。特に、メールアドレスや件名の指定が間違っていないかをチェックしてください。また、仕分けルールの優先順位も影響する場合がありますので、必要に応じて順序を変更してみてください。

はい、可能です。「仕分けルールと通知の管理」画面で、無効にしたいルールのチェックを外すことで、一時的にそのルールを無効にできます。再度有効にしたい場合は、チェックを入れ直してください。

仕分けルールはサーバー側で処理されるため、PCで設定したルールはスマートフォンのOutlookアプリでも適用されます。ただし、アプリのバージョンや設定によっては動作が異なる場合がありますので、ご注意ください。

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Outlookの仕分けルールを活用すれば、メールの整理が格段に楽になります。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、後は自動的に整理されるので、ぜひ試してみてください。もし、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。