LINE WORKSは、社内外のコミュニケーションを円滑にするためのビジネス向けツールです。特に、取引先や顧客との連絡をスムーズに行いたい方にとって、「外部ユーザーとの連携」は非常に便利な機能です。しかし、初めて利用する方にとっては、設定や使い方が少し難しく感じるかもしれません。そこで、今回は初心者の方でも安心して理解できるように、LINE WORKSで外部ユーザーとつながる方法をわかりやすく解説します。
LINE WORKSとは？
LINEのイメージ
LINE WORKSは、LINE株式会社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。個人向けのLINEと異なり、企業や団体向けに特化しており、セキュリティや管理機能が充実しています。社内での情報共有やスケジュール管理、ファイル共有など、業務効率化に役立つ多くの機能が備わっています。
外部ユーザーとの連携とは？
外部ユーザーとの連携とは、自社のLINE WORKSユーザーが、取引先や顧客など、社外のLINEユーザーや他社のLINE WORKSユーザーとコミュニケーションを取るための機能です。これにより、メールや電話だけでなく、LINE WORKSを通じて直接メッセージのやり取りが可能になります。
外部ユーザーとつながるための準備
外部ユーザーとつながるためには、まず以下の準備が必要です。
- LINE WORKSの管理者による設定
管理者は、LINE WORKSの管理画面から「外部トーク連携」の設定を行う必要があります。これにより、外部ユーザーとの連携が可能となります。 - 外部ユーザーのLINE WORKSアカウントの有無の確認
外部ユーザーがLINE WORKSを利用していない場合、招待を送ることで新規登録を促すことができます。 - 連絡先の追加
外部ユーザーと連絡を取るためには、相手のLINE WORKS IDやQRコードを使って連絡先に追加します。
外部ユーザーとつながる方法
外部ユーザーとつながる方法は、主に以下の2つです。
LINEユーザーとの連携
LINEユーザーと連携する場合、LINEユーザー側からLINE WORKSユーザーを友だち追加する必要があります。友だち追加後、トークルームが作成され、メッセージのやり取りが可能になります。
他社のLINE WORKSユーザーとの連携
他社のLINE WORKSユーザーと連携する場合、相手のLINE WORKS IDを使って連絡先に追加します。追加後、グループトークやファイル共有など、LINE WORKSの機能を活用したコミュニケーションが可能となります。
外部ユーザーとの連携でできること・できないこと
外部ユーザーとの連携において、できることとできないことがあります。
できること
- テキストメッセージの送受信
LINE WORKSとLINEユーザー間で、テキストメッセージのやり取りが可能です。 - 画像・動画・ファイルの送受信
メッセージに画像や動画、ファイルを添付して送ることができます。 - スタンプの送信
LINE WORKSからLINEユーザーへ、スタンプを送ることができます。 - 位置情報の共有
メッセージ内で位置情報を共有することができます。 - ボイスメッセージの送信
テキストだけでなく、ボイスメッセージも送ることができます。
できないこと
- 音声通話・ビデオ通話
LINE WORKSからLINEユーザーへは、音声通話やビデオ通話はできません。 - LINE WORKSグループ機能の利用
LINE WORKSのグループ機能（ノート、カレンダー、フォルダなど）は、LINEユーザーとは共有できません。 - 通訳機能の利用
LINE WORKSの通訳機能は、LINEユーザーとのトークでは利用できません。
注意点とおすすめの活用方法
外部ユーザーとの連携をスムーズに行うためには、以下の点に注意しましょう。
- プランの確認
LINE WORKSのフリープランでは、外部ユーザーとの連携数に制限があります。多くの外部ユーザーと連携する場合は、有償プランへの移行を検討しましょう。 - セキュリティの確保
外部ユーザーとの連携においても、セキュリティは重要です。管理者は、利用権限やアクセスログの監視など、適切なセキュリティ対策を講じましょう。 - 活用事例の参考
LINE WORKSの公式ブログや事例紹介を参考に、外部ユーザーとの連携方法や活用事例を学びましょう。
よくある質問や疑問
Q1: LINE WORKSのフリープランで外部ユーザーと連携できますか？
はい、LINE WORKSのフリープランでも外部ユーザーとの連携は可能です。ただし、連携できる外部ユーザーの数には制限があります。多くの外部ユーザーと連携する場合は、有償プランへの移行を検討してください。
Q2: LINEユーザーとLINE WORKSユーザーは、どちらから連絡を取ることができますか？
LINEユーザーからLINE WORKSユーザーへは、友だち追加を通じて連絡を取ることができます。LINE WORKSユーザーからLINEユーザーへは、LINEユーザー側からの友だち追加が必要です。
Q3: 外部ユーザーとの連携で、セキュリティはどう確保すればよいですか？
管理者は、外部ユーザーとの連携においても、利用権限の設定やアクセスログの監視など、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。
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まとめ
LINE WORKSで外部ユーザーとつながることで、取引先や顧客とのコミュニケーションがよりスムーズになります。初めての方でも、管理者による設定と連絡先の追加を行うことで、簡単に外部ユーザーとの連携が可能です。セキュリティにも配慮しながら、LINE WORKSを活用して業務効率化を図りましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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