LINE WORKSは、ビジネス向けのチャットツールとして、多くの企業で導入されています。特に「既読機能」は、情報の伝達状況を把握するために重要な役割を果たします。しかし、この機能をうまく活用できていない方も多いのではないでしょうか？今回は、LINE WORKSの既読機能について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
LINE WORKSの既読機能とは？
LINEのイメージ
LINE WORKSの既読機能は、送信したメッセージが相手に読まれたかどうかを確認できる機能です。これにより、情報が確実に伝わったかを把握することができます。
既読の確認方法
メッセージの横に表示される「既読」数をタップすると、誰がそのメッセージを読んだかが一覧で表示されます。これにより、全員が情報を確認したかを簡単に確認できます。
既読機能の活用シーン
* 社内連絡の確認重要な連絡が全員に届いているか確認できます。
* 緊急時の対応災害時など、迅速な対応が必要な場合に、誰が確認したかを把握できます。
* 業務の進捗管理タスクの進捗状況を確認する際に役立ちます。
既読機能の設定方法
LINE WORKSでは、管理者が既読機能をオン・オフすることができます。これにより、必要に応じて機能を調整できます。
既読機能のオン・オフ設定
管理者は、管理画面から「サービス」→「トーク」→「一般設定」に進み、「既読機能」の項目でオン・オフを切り替えることができます。これにより、組織の方針に合わせた運用が可能です。
注意点
* 有料プランのみ既読機能の詳細な設定は、有料プランでのみ利用可能です。
* 外部ユーザーとのトーク外部のLINE WORKSユーザーやLINEユーザーとのトークでは、既読情報が表示されない場合があります。
既読機能を活用するためのポイント
既読機能を効果的に活用するためには、いくつかのポイントを押さえておくと良いでしょう。
既読がついたら返信不要のルールを設定
大人数のグループチャットでは、メッセージに対して「了解しました」といった返信が続くと、通知が多くなり、重要なメッセージが埋もれてしまうことがあります。そこで、「既読がついたら返信不要」というルールを設定することで、効率的なコミュニケーションが可能になります。
業務時間外の既読確認を避ける
業務時間外にメッセージを送ると、相手が返信をしなければならないと感じることがあります。これを避けるために、業務時間内にメッセージを送るよう心掛け、業務時間外には既読をつけないようにすることで、相手への配慮ができます。
外部連携時の自動応答メッセージを活用
LINE WORKSには、外部のLINEユーザーやLINE WORKSユーザーとのトーク時に、自動応答メッセージを設定する機能があります。これを活用することで、業務時間外に連絡が来ても、相手に自分が不在であることを伝えることができます。
よくある質問や疑問
Q1: LINE WORKSの既読機能は無料プランでも使えますか？
無料プランでも既読機能は利用可能ですが、詳細な設定や管理機能は有料プランでのみ利用できます。
Q2: 既読機能をオフにすると、誰が読んだかがわからなくなりますか？
はい、既読機能をオフにすると、誰がメッセージを読んだかを確認することができなくなります。
Q3: 外部のLINEユーザーとのトークでも既読情報は表示されますか？
外部のLINEユーザーとのトークでは、既読情報が表示されない場合があります。これは、LINE WORKSとLINEとの仕様の違いによるものです。
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まとめ
LINE WORKSの既読機能は、情報の伝達状況を把握するために非常に便利な機能です。初心者の方でも、基本的な使い方を押さえておけば、スムーズに活用することができます。業務の効率化やコミュニケーションの円滑化に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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