LINE WORKS AiNoteの情報漏洩リスクとその対策

皆さん、こんにちは。今日は、ビジネス向けコミュニケーションツール「LINE WORKS」のAIノート機能「AiNote」を安全に利用するための情報漏洩リスクとその対策についてお話しします。特に、パソコンやスマートフォンの操作に不安がある方にもわかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

LINE WORKS AiNoteとは？

LINEのイメージ

まず初めに、LINE WORKS AiNoteについて簡単にご紹介します。AiNoteは、会議や打ち合わせの内容を自動で記録し、議事録を作成してくれるAIツールです。音声をテキストに変換し、重要なポイントをまとめてくれるため、ビジネスシーンでの活用が期待されています。

しかし、便利なツールにはリスクも伴います。AiNoteを使用する際の主な情報漏洩リスクとして、以下の点が挙げられます。

– 不正アクセス外部からの不正なアクセスにより、記録された情報が漏洩する可能性があります。
– ヒューマンエラー操作ミスや設定ミスによって、意図しない情報共有や公開が行われるリスクがあります。

実際に、LINE WORKSの使用中に情報漏洩が発生した事例があります。例えば、2021年3月に富士薬品で、誤って多数のお客様を含むトークルームを作成してしまい、個人情報が一時的に共有されるという事案が報告されています。

では、どのようにすればAiNoteを安全に利用できるのでしょうか。以下の対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることができます。

AiNoteのノート作成や編集を特定のメンバーに制限することで、情報漏洩のリスクを減らすことができます。管理者は、以下の手順で設定を行います。

これにより、選ばれたメンバーだけがノートの作成や編集が可能となり、情報の管理がしやすくなります。

ノートの共有機能を制限することで、情報が外部に漏れるリスクを減らせます。管理者は、以下の手順で設定を行います。

この設定により、ノートの共有が制限され、情報漏洩のリスクを低減できます。

一定期間経過したノートを自動的に削除する設定を行うことで、古い情報が残らないようにできます。管理者は、以下の手順で設定を行います。

これにより、不要なノートが自動的に削除され、情報管理が容易になります。

システムやアプリのセキュリティ設定を定期的に確認し、最新の状態を保つことが重要です。また、従業員へのセキュリティ教育を実施し、適切な情報管理の方法を周知徹底することで、ヒューマンエラーによるリスクを減らせます。

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LINE WORKS AiNoteは、会議や打ち合わせの効率化に役立つツールですが、情報漏洩のリスクも存在します。適切な設定と運用を行うことで、これらのリスクを最小限に抑えることができます。安全に利用するためのポイントを押さえ、ぜひ活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。