はじめまして！今日は、Google Apps Script（GAS）を使って、Googleスプレッドシートから直接メールを送る方法をご紹介します。特に、スプレッドシートに保存されたデータを使って、メールにファイルを添付して送信する方法に焦点を当てます。パソコンやスマホに詳しくない方でも、安心して取り組める内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
GASとは？スプレッドシートからメールを送るメリット
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、GAS（Google Apps Script）とは、Googleが提供するスクリプト言語で、GmailやGoogleカレンダー、GoogleスプレッドシートなどのGoogleサービスを自動化できるツールです。これを使うと、例えばスプレッドシートに入力された情報をもとに、自動でメールを送信することができます。
これを活用すると、以下のようなメリットがあります
- 手作業でのメール送信の手間を省ける
- 定期的な連絡やリマインダーを自動化できる
- 複数の宛先に一斉送信が可能
- ファイルを添付して送信することもできる
ステップ1スプレッドシートの準備
まずは、メール送信に必要な情報をスプレッドシートに整理しましょう。以下のような構成をおすすめします
- A列メールアドレス
- B列名前
- C列メッセージ内容
- D列添付ファイルのURL（Google Driveに保存したファイルのURL）
- E列送信ステータス（送信済みか未送信かを記録）
このように整理することで、後の作業がスムーズになります。
ステップ2GASエディタの設定
次に、GASエディタを開いて、スクリプトを記述します。以下の手順で進めてください
- Googleスプレッドシートを開く
- メニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択
- 新しいプロジェクトが開くので、以下のコードを貼り付ける
javascript
function sendEmails() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var data = sheet.getDataRange().getValues();
for (var i = 1; i < data.length; i++) {
var email = data;
var name = data;
var message = data;
var fileUrl = data;
var sentStatus = data;
if (sentStatus !== '送信済み' && email && message) {
var subject = 'お知らせ：' + name + '様';
var body = 'こんにちは、' + name + '様\n\n' + message;
// 添付ファイルの取得
var file = DriveApp.getFileById(fileUrl);
// メール送信
GmailApp.sendEmail(email, subject, body, {
attachments: ,
name: '自動送信システム'
});
// 送信ステータスの更新
sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('送信済み');
}
}
}
このコードは、スプレッドシートの各行を順番に処理し、未送信のメールアドレスに対して、指定されたメッセージと添付ファイルを送信します。
ステップ3トリガーの設定で自動化
手動でスクリプトを実行するのも良いですが、定期的に自動で実行したい場合は、トリガーを設定しましょう。以下の手順で設定できます
- GASエディタの画面で、左側の「時計」アイコン（トリガー）をクリック
- 「トリガーを追加」をクリック
- 実行する関数sendEmails
- イベントの種類時間主導型
- 時間ベースのトリガー例えば「毎日午前9時」など、希望の時間を選択
- 保存をクリック
これで、設定した時間に自動でメールが送信されるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 添付ファイルの形式は何でも良いですか？
添付できるファイル形式は、Google Driveでサポートされている形式（PDF、Word、Excelなど）です。スクリプト内で`MimeType.PDF`と指定していますが、他の形式を指定することも可能です。
Q2: メール送信の制限はありますか？
はい、Googleアカウントには1日あたりのメール送信数に制限があります。無料アカウントでは1日あたり最大100通、有料アカウントでは1500通まで送信可能です。大量のメールを送信する際は、注意が必要です。
Q3: 添付ファイルが正しく送信されません
添付ファイルのURLが正しいか、Google Drive上で共有設定が適切に行われているか確認してください。共有設定が「リンクを知っている全員に公開」などになっている必要があります。
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まとめ
今回は、Google Apps Scriptを使って、スプレッドシートからメールを添付して送信する方法をご紹介しました。手順を追って進めていただければ、初心者の方でも簡単に実装できる内容です。業務の効率化や日々の連絡の自動化にぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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